Этапы жизненного цикла для внешних документов

Жизненный
цикл документа –
тип поведения документа от
момента формирования до момента передачи
в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой
документ вне зависимости от его структуры
или содержания проходит ряд стадий,
которые в целом называются жизненным
циклом документа. Все документы проходят
через пять основных этапов жизненного
цикла (некоторые этапы могут повторяться,
а некоторые имеют место только один
раз)
[10, с.291]:

• документы
  создаются;

• рецензируются
  и исправляются;

• формально
  или неформально утверждаются;

• распространяются
  или публикуются для более широкой
  аудитории;

• выполняют
  свою основную функцию и попадают в
  архив;

• при
  необходимости извлекаются из архива,
  а затем снова архивируются.

Делопроизводство описывает
только часть этапов жизненного цикла
документа: ту, в рамках которой с ним
работает делопроизводитель. Выделяют
следующие этапы технологической цепочки
обработки документов:
[11,
с.420]

• прием
  и первичная обработка;

• предварительное
  рассмотрение и распределение;

• регистрация
  документов;

• направление
  на исполнение и исполнение документов;

• оформление
  и удостоверение документов;

• отправка.

Отдельно
как задачи делопроизводства рассматриваются
вопросы контроля исполнения и хранения
документов.

Любая
система документооборота,
независимо от ее сложности, обладает
набором характеристик, которые необходимо
учитывать при определении требований
к системе. 

Системы
управления документооборотом являются
средством создания, хранения и управления
различными документами организации.
Системы документооборота также содержат
методы и инструменты для управления
жизненным циклом корпоративных
документов. Часто системы документооборота
включают в себя и средства управления
бизнес–процессами предприятия.

В
международной терминологии применяется
аббревиатура ECM (Enterprise Content Management)
[8, с.95].
Ассоциация по вопросам информации и
управления изображением AIIM International за
последнее десятилетие несколько раз
уточняла терминологию. Несколько лет
назад было дано такое определение
системы документооборота.

Система
документооборота –
это система содержащая стратегию, методы
и инструменты, используемые для захвата,
хранения, управления и доставки
документов, а также не структурируемого
контента, связанные с организационными
процессами предприятия. 

Управление
документами и контентом предприятия
включает управление информацией внутри
предприятия вне зависимости от того
является ли эта информация электронным
файлом, бумажным документом и т.д.[5,
с.144].
Работа с документами и контентом также
подразумевает преобразование данных
между различными цифровыми и традиционными
формами, в том числе бумагой, микрофильмами
и прочими носителями информации
предприятия.

Система
документооборота является также общим
термином, охватывающим управление
документами, управление веб–контентом,
поиск, управление записями, управление
цифровыми активами, импорт и сканирование
изображений и других мультимедиа файлов.
Кроме того, системы документооборота
позволяют управлять потоками информации
с помощью автоматизации бизнес–процессов
предприятия.

Системы
документооборота реализуются в трех
основных вариантах: программное
обеспечение, установленное на оборудовании
организации, программное обеспечение,
поставляемое как услуга SaaS или в гибридном
варианте[9,
с.128].
Система документооборота стремится
сделать управление корпоративной
информацией эффективнее путем упрощения
хранения, управления версиями,
маршрутизации бизнес–процессов  и
удержания внимания ответственных
исполнителей на нужной информации.

Выгоды
предприятия при внедрении системы
документооборота включают в себя
повышение эффективности работы, улучшение
контроля за работой сотрудников и
сокращение общих расходов на поддержание
инфраструктуры управления данными и
архивом. Например, многие предприятия
уже перешли на хранение копий старых
документов в системах электронного
документооборота, хотя ранее хранили
их в больших документохранилищах и
складах.

При
использовании старой системы хранения,
предоставление копии документа по
запросу клиента или сотрудника может
занять несколько дней, так как сотрудники
предприятия должны были обратиться в
архив и найти запрошенный документ.
После проверки нужно было документ
отсканировать и переслать клиенту.

При
использовании системы документооборота
сотрудник предприятия просто делает
запрос в систему по номеру или названию
документа и документ появляется на его
рабочем месте практически мгновенно.
Информация предоставляется заказчику
практически немедленно иногда даже до
окончания телефонного разговора с ним.

Сегодня
Российские предприятия могут развернуть
единую, гибкую систему
документооборота для
управления информацией во всех
подразделениях включая подразделения,
занимающиеся обслуживанием клиентов,
IT,  ведением бухучета, управлением
кадрами и прочими функциональными
подразделениями.

Принятию
решения о внедрении системы документооборота
способствуют различные факторы, наиболее
часто ими являются[12,
с.339]:

• Необходимость
  повышения эффективности работы

• Улучшение
  контроля информации

• Уменьшение
  общей стоимости управления информацией

Для
сотрудников предприятия немаловажным
фактором является упрощение поиска
информации по ключевым словам или тегам,
а также возможность полнотекстового
поиска по базе данных. Такие возможности
позволяют сотруднику, не вставая со
своего рабочего места найти информацию
буквально за считанные секунды, а не
часы или даже дни.

Для
эффективного направления деятельности
сотрудников предприятия на достижение
определенных целей, системы документооборота
могут управлять заранее установленными
последовательностями задач, действий
и работ. Такие предопределенные
последовательности действий называются
бизнес–процессами. Бизнес–процессы
предприятия могут быть как очень
простыми, так и очень сложными, все
зависит от того какие действия выполняют
сотрудники организации, от каких факторов
они зависят, какие условия накладываются
и прочее.

В
некоторых случаях последовательность
действий и задач определяется системой
документооборота полностью автоматически,
в других случаях в маршрутах бизнес–процессов
могут использоваться точки принятия
решений специальными сотрудниками
предприятий.

В
системах документооборота обычно
используются комбинированные способы
управления, когда на некоторых этапах
система документооборота сама решает,
кому передать задачу или информацию, а
на некоторых этапах решение принимает
определенный при запуске бизнес–процесса
сотрудник.

В
некоторых случаях бизнес–процессы
в системе
автоматизации документооборота могут
выполнять роль вспомогательных и фоновых
действий, например, фонового контроля
потока входящей информации, импорта и
обработки поступивших данных и другие.

Некоторый
средне–статистический бизнес–процесс
включает в себя следующие функции[13,
с.362]:

• Визуальную
  схему маршрута прохождения информации
  и задач на предприятии;

• Точки
  обработки данных, например изменения
  документов, записи сообщений и прочее;

• Точки
  разветвления маршрута на параллельные
  ветви, а также точки слияния маршрута;

• Механизмы
  напоминания и уведомления о событиях
  системы для пользователей;

• Механизмы
  делегирования, переадресации и замены
  исполнителей.

Кроме
того с подсистемой бизнес–процессов
часто связан комплект отчетов,
визуализирующих текущее состояние
процессов, а также статистические
отчеты.

Ведение
делопроизводства в организации
подразумевает не только издание
документов, но и их правильное оформление.
Именно от правильности оформления
зависит, будет ли данный документ иметь
юридическую силу или нет. Именно поэтому
так важно организовать правильное
ведение документооборота в организации.
Давайте рассмотрим подробнее, как
сделать документооборот в организации
правильным, а главное, эффективным.

Каждый
руководитель организации стремится к
тому, чтобы вся работа с документами
осуществлялась на максимально высоком
уровне. К сожалению, это невозможно,
если сотрудники компании, осуществляющие
оформление документов, не знают основ
ведения документооборота.

Документооборотом
в организации можно назвать все стадии
«жизни» деловой бумаги: от ее оформления
и до отправления в архив. Также из самого
названия процесса понятно, что
подразумевается движение документа.
То есть документооборот включает в себя
все перемещения документа (не только
внутри организации).

Соответственно,
ведение документооборота должно
заключаться в создании слаженной работы
с документами на всех этапах и во всех
подразделениях организации. Требования
к ведению документооборота регламентируют
всю работу с документацией. К ним можно
отнести как требования по оформлению
документов, так и требования к процессам
ознакомления, хранения и уничтожения.

Совокупность
всех требований, предъявляемых в работе
с документами, представляет собой основы
документооборота. К примеру, единые
требования к оформлению документов во
всех подразделениях организации будет
являться начальным этапом в построении
правильного документооборота. Ведь
именно на этапе оформления простая
бумажка приобретает юридическую силу
и становится документом, чтобы стать
основой для решений, приказов, резолюций
и прочих изменений в компании. Поэтому
так важно не допускать на этом этапе
ошибок, иначе уже с этого момента можно
считать ведение документооборота
неправильным.

Квалифицированное
ведение документооборота в организации
предполагает документирование всех
вопросов с соблюдением установленных
правил оформления документов. Данная
задача заметно упрощается, если
организация внедряет систему электронного
документооборота. При этом в первую
очередь необходимо позаботиться о
соблюдении требований нормативных
актов к ведению и хранению документации.

Следует
отметить, что юридическая сила любого
документа обеспечивается наличием всех
необходимых реквизитов. Необходимо
помнить, что различные документы состоят
из разного набора реквизитов и при
составлении одного документа, конечно
же, не нужно использовать все, описанные
в ГОСТ Р 6.30–2003.

Документооборот
– сложный технологический процесс,
характеризующийся различными параметрами,
связанными с процессами документирования
и со всей деятельностью орга­низации.
Организация документооборота включает
все опера­ции по приему, передаче,
составлению, согласованию, офор­млению,
удостоверению, хранению и отправке
документов.

Негласным
правилом ведения документооборота в
организации является уменьшение
временных затрат на обращение документа
среди сотрудников. То есть с момента
создания и до момента завершения задачи,
по которой создан данный документ,
должно пройти как можно меньше времени.
К примеру, если в компании разработана
новая номенклатура дел, то ее согласование,
утверждение и введение должны
осуществляться максимально быстро.
Эффективность документооборота в данном
случае можно оценить по времени, которое
прошло с момента издания новой номенклатуры
дел и до ее применения во всех подразделениях
организации.

Кроме
того, при организа­ции движения
документов необходимо выполнение
следую­щих правил[11,
с.394]:
максимальное сокращение инстанций
прохождения доку­ментов (путь документа
должен быть максимально коротким – из
пункта А в пункт Б без каких–либо лишних
инстанций, которые лишь тормозят оборот);
исключение возвратных движений документов
(подразумевает отсутствие возможных
ошибок, из–за которых документ не смогут
визировать, подписать, ввести в действие
и т.д.); максимальное единообразие в
порядке прохождения и процессах обработки
основных категорий документов, ис­ходя
из того, что каждое перемещение документа
должно быть оправданным. Данные правила
ведения документооборота помогут
создать в организации правильное
движение (циркуляцию) документов без
необоснованных задержек на чьем–нибудь
столе.

Более
того, соблюдение этих правил позволяет
значительно улучшить документационное
обеспечение аппарата управления за
счет: прямоточности направления потоков
документов, исключе­ния дублирующих
и повторных операций по подготовке и
обработке документов; ритмичности
движения документов, которая обеспечивает
их равномерное поступление и способствует
пропорцио­нальной загрузке как
специалистов аппарата управления, так
и службы делопроизводства.

Правильная
организация и ведение документооборота
позволяют создать в компании циркуляцию
документов, которая осуществляется в
своем ритме и по отлаженной схеме. Как
правило, чем больше организация, тем
больше и количество документов, а значит,
возрастают и требования к ведению
документооборота. Избежать большинства
ошибок можно путем внедрения систем
электронного документооборота. Однако
следует учитывать, что данная мера
эффективна в больших организациях. В
маленьких компаниях же электронный
документооборот будет скорее тормозить
процесс обращения документов. Поэтому
следует изначально задуматься о
необходимости такого внедрения и о
последствиях, которые оно принесет.