Жизненный цикл системы электронного документооборота

Документ, как мы знаем, основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

В свое время в Microsoft ввели для всех файлов, сохраняемых своими офисными приложениями, стандартную шапку, в которой задавались бы свойства, такие, как заголовок и автор. Однако на практике эта возможность не прижилась; редкий документ содержит что-то осмысленное в разделе свойств. Не получил широкого применения и механизм сохранения различных версий документа в одном файле, реализованный в MS Office. Причина проста: без системных организационных мер и единства подхода наличие частных механизмов в конкретных продуктах не дает результата. Очевидно, что такие средства, как описание атрибутов документа, сохранение его версий и т.д., должны быть поддержаны в рамках информационной среды безотносительно к типу документа и приложению, с помощью которого этот документ создан.

Документ – логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать.

Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. Механизм COM позволяет организовать в одном файле подобие файловой системы, состоящей из аналогов папок и файлов. Этот механизм используется, например, в Word для того, чтобы обеспечить возможность вставки в текст объектов, созданных другими приложениями. Но это не всегда удобно; проще и практичнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется своей программой. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов.

Рассмотрим основной жизненный цикл документа в СЭД.

Жизненный цикл документа в СЭД

Рождение

В один прекрасный день на свет появляется новый документ. Этот праздничный для документа день в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла. Достаточно, например, просто переписать на его место новый файл с тем же именем, и никто уже не вспомнит о предшественнике, не говоря уже о том, что файл, полученный из Сети, вообще не имеет “ни рода ни племени”: датой его создания всегда будет момент, когда он оказался на жестком диске вашего компьютера.

В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет “паспорта” – карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Становление

Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который называется “черновиком” – неокрепший документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту “черную” полосу своей жизни. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов (check-out, check-in).

Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения.

Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

Публикация

Это день, ради которого документ создавался и доводился до ума. Публикация – это момент, после которого документ “умирает”. Благодаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру.

А что если потребовалось что-то изменить в документе после публикации? Для этого на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а где-то, просто новая версия.

Архивирование

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива задача непростая, зависящая от потребностей организации.

Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители.

Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения виртуальную файловую систему сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность. Таковыми являются, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems, Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator и др.

Поддержка жизненного цикла в различных СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка.

Перечислять СЭД, в которых та или иная функциональность не поддержана, задача неблагодарная: к моменту появления этой статьи может выйти новая версия, где эта функция уже имеется. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива, хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла.

После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно “пристыковать” электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания “Электронные Офисные Системы” предлагает состыковать свой продукт “Дело” с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера “Кодекс-Intranet/Internet”. Тот же самый сервер компании “Кодекс” применяет и компания “Гранит-Центр” в качестве электронного архива к своей системе “ГранДок”. Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

Источник

Похожие главы из других работ:

Автоматизация корпоративного документооборота холдинга с применением электронно-цифровой подписи

1.7 Жизненный цикл документов

В документообороте компании движение документов проходит в соответствии с определенными правилами и маршрутами циклом.

Общий жизненный цикл официального документа:

1…

Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО “Пермский фанерный комбинат”

1.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ…

Итеративная и инкрементальная разработка проектов

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ РАЗРАБОТКИ

Перечисленные концепции реализуются с помощью методологии IBM Rational Unified Process (RUP)…

Модели жизненного цикла автоматизированных информационных систем

1.1 Жизненный цикл АИС

Жизненный цикл автоматизированных информационных систем – это непрерывный процесс, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания ИС и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации (рис.1).

Рис…

Модели проектных групп

1.2 Жизненный цикл MSF

Модель жизненного цикла MSF является некоторым гибридом каскадной и спиральной моделей, сочетая простоту управления каскадной модели с гибкостью спиральной: проект реализуется поэтапно, с наличием соответствующих контрольных точек…

Модели проектных групп

2.2 Жизненный цикл RUP

Модель жизненного цикла RUP является довольно сложной, детально проработанной итеративно – инкрементной моделью с элементами каскадной модели. В модели RUP выделяются 4 основные фазы, 9 видов деятельности (процессов). Кроме того…

Модели проектных групп

3.3 Жизненный цикл XP

Модель жизненного цикла XP является итерационно-инкрементной моделью быстрого создания (и модификации) протопопов продукта, удовлетворяющих очередному требованию (user story). Жизненный цикл XP представлен на рис.6.

Рис.6…

Организация процесса конструирования программного обеспечения

Классический жизненный цикл

Старейшей парадигмой процесса разработки ПО является классический жизненный цикл (автор Уинстон Ройс, 1970) [65].

Очень часто классический жизненный цикл называют каскадной или водопадной моделью, подчеркивая…

Программное обеспечение для нахождения длины вектора и его положения на плоскости

5. Жизненный цикл

Для организации, планирование, распределение ресурсов (трудозатрат и времени) и управление проектом разработки необходимо определится с типом жизненного цикла (ЖЦ). Мною была выбрана последовательная модель – каскадная модель…

Продажа компьютеров и комплектующих

1.5 Жизненный цикл СУБД

Жизненный цикл СУБД — это совокупность этапов которые проходит база данных на своём пути от создания до окончания использования. С. Ламбер., М. Доу Ламберт III, Д. Преппернау, «Microsoft Office Access 2007. Русская версия», ЭКОМ Паблишерз, 2007, Москва, С. 201…

Разработка игры “Frag the monster”

2.1.5 Жизненный цикл игры

Рисунок 2…

Разработка игры “Frag the monster”

2.1.6 Жизненный цикл игрока

Рисунок 2…

Система управления базами данных

1.3 Жизненный цикл СУБД

Жизненный цикл СУБД – это совокупность этапов, которые проходит база данных на своем пути от создания до окончания использования.

Часто встречаемые этапы:

1. Исследование и анализ проблемы, для решения которой создается база данных.

2…

Создание электронного учебника по дисциплине “Компьютерные сети”

2.2 Жизненный цикл

ЖЦ – непрерывный процесс, который начинается с момента принятия решения о его создании и заканчивается в момент его изъятия из эксплуатации…

Экономические информационные системы

1.4 Жизненный цикл ИС

…

Источник

Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота

Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству» приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из который чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе – какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.

Что такое – жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Вообще говоря, все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

документы создаются;
они рецензируются и исправляются;
формально или неформально утверждаются;
распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
направление на исполнение и исполнение документов;
оформление и удостоверение документов;
отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.

В делопроизводстве принято выделять группы документов – входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается.
В качестве примера сделаем описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например – входящим.
Документ создается (чтобы документ стал входящим, он, конечно, должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.
Работа эта состоит из двух частей:

ввод реквизитов документа;
ввод образа документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.
Прим.: если такой возможности нет в описании системы электронного документооборота, то такие системы называют контрольно-регистрационными. С их помощью можно заменить бумажную картотеку, вести контроль исполнения документов, но такие возможности, как оперативная передача документа адресату (в электронном виде), согласование документа, электронное ознакомление, будут недоступны.
Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном – «бумажном» – формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.
Данная операция может быть разбита на две части:

отчет самого исполнителя;
отметка руководителя о том, что результат исполнения его устраивает.

Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении – это разгружает службу делопроизводства.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа) позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.
При изучении системы электронного документооборота следует обратить внимание, как именно производится классификация. Гораздо удобнее, если система позволяет отсортировать документы, отнесенные к одному делу, а не просто хранить номенклатурный индекс дела, к которому отнесли данный документ.

Источник

Жизненный цикл документа в системе электронного документооборота

Для успешного управления предприятием и повышения его конкурентоспособности необходимо наладить взаимодействие с другими предприятиями и обеспечить согласованную работу сотрудников и руководства.

Документ — это не только сложная информационная структура, но также средство сопровождения работ и способ представления результатов деятельности в любой области, поэтому нужно обеспечить информационный обмен между всеми участниками производственного и бизнес-процесса.

Большая часть информации, используемой в процессе управления, представлена в виде документов, которые поддерживают внутренние и внешние связи предприятия.

У каждого документа есть свой жизненный цикл — период времени от момента создания документа до момента уничтожения или передачи его в архив на длительное хранение. Управление документооборотом включает не только правила создания, редактирования, хранения и уничтожения документов, но и контроль за их перемещением.

Согласно ГОСТ Р 7.0.95-2015 под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа.

Структуру и этапы жизненного цикла можно рассматривать в различных конфигурациях. С точки зрения регистрации документа в СЭД1 можно выделить следующие этапы жизненного цикла.

1. Регистрация документа. Документ в электронном или бумажном виде становится документом с точки зрения СЭД только после регистрации и присвоения ему уникального регистрационного номера. После создания регистрационной карточки учета с документом можно работать.
2. Работа с документом, рецензирование. Документ направляется в работу к пользователям системы для редактирования и согласования всеми заинтересованными лицами. Этот этап довольно длительный и содержит много итераций. Заканчивается утверждением документа и подписанием руководителем.
3. Распространение и публикация. Подписанный и утвержденный документ, имеющий юридическую силу, распространяется между заинтересованными лицами или публикуется в открытом доступе — в прессе, на портале.
4. Исполнение и контроль за исполнением документа. Для исполнения задач, прописанных в документе, создаются поручения, назначаются ответственные исполнители и указывается срок исполнения. Документ распространяется между исполнителями и может иметь строгий порядок исполнения. В этом случае говорят о маршруте документа. Контролирующее лицо наделяется возможностью отслеживать перемещение документа по исполнителям, узнавать о состоянии документа на данный момент времени, контролировать степень исполнения документа.
5. Архивное хранение. Отработавшие документы, потерявшие свою актуальность, перемещаются в архив для централизованного хранения. Документы по требованию через функцию поиска могут быть запрошены из архива. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению. Жизненный цикл документа схематично представлен на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Жизненный цикл документа

1 Жизненный цикл документа. URL: https://piter-soft.ru/automation/more/glossary/ED/zhiznenniy-tsikl- dokumenta/; https://life-prog.ru/l_59369_dokument-i-dokumentooborot-zhiznenniy-tsikl-dokumenta.html https://pa ndia. ru/text/78/422/40597. ph p

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, входящий документ регистрируется сразу.

Согласно [8, 9] можно выделить две основные фазы жизненного цикла документа — создания и бытования документа [4]:

1) стадия создания документа, в процессе которой документ считается неопубликованным и права на него определяются правами доступа конкретных участников создания документа, которое включает, как правило:
- – возникновение замысла документа,
- – собственно разработка содержания документа. Для организации коллективной работы применяются механизмы блокировки редактируемых документов для исключения одновременного создания локальных копий документа при внесении изменений сотрудниками,
- – оформление документа — приобретение документом дополнительной информации в виде отметок о согласовании, резолюций, замечаний, участие всех заинтересованных лиц,
- – утверждение документа на основе определенных юридических норм;
2) стадия бытования документа, которая начинается после его утверждения. С этого момента документ считается опубликованным, он открыт только в режиме чтения, а изменения его запрещены. На стадии опубликованного документа выделяют две фазы:
- – фаза оперативного бытования, включающая:
- – ознакомление всех заинтересованных лиц с документом,
- – передачу документа по инстанциям — пунктам обработки документа; приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций,
- – активный доступ к документу — хранение и поиск;
- – архивная фаза, которая характеризуется большей степенью упорядоченности документов, которые уже не востребованы для решения тех задач, для которых они создавались [9]. Архивная фаза обеспечивает краткосрочное или долгосрочное хранение и доступ к документу в случае необходимости. Завершается архивная фаза, как правило, уничтожением документа по истечении срока хранения.

Схематично жизненный цикл документа представлен на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Схема жизненного цикла документа

Рис. 3.4. Работа с входящим документом

Источник