Управление документами жизненный цикл документа

Термин “управление документацией” широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название “Национальный архив и управление документацией” (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальный перевод немецкого термина “Schriftgutverwaltung” означает “управление письменными документами” (обычно данный термин переводят как делопроизводство, хотя это и не совсем верно). Английский термин “Records Management” также переводится как управление документами.

Управление документацией отличается и от делопроизводства, и от ДОУ.

Хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет некоторые общие черты, сформировавшиеся под влиянием международных связей и рекомендаций международных организаций.

Дж. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Исторически термин “управление документацией” зародился в США. Американские авторы Ф.В. Хортон и К. Леннон указывают, что понимание важности управления документацией возникло в США после Второй мировой войны, когда “страна погрязла в бумажной работе” и “возникла необходимость привести всю документацию в порядок”. Значительную роль в решении проблемы управления документацией сыграла Комиссия Гувера, перед которой стояла задача найти способы сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях. Важной нормативной базой для управления документацией явились Закон о документах 1950 г. и Закон о национальном архиве 1984 г., Закон о сокращении работы с документами 1980 г. и его новая редакция 1989 г.

Разные авторы неоднозначно понимают место управления документацией в менеджменте организации.

Хортон и Леннон определяют управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, “прохождение по службе”, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Они считают, что управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами организации и заслуживает того, чтобы называться одной из основных функций управления в организациях.

Другой взгляд на управление документацией представляет его отраслью (областью) деятельности в организации. В этом случае речь по большей части идет о конкретном наполнении управления документацией видами работ, операциями, технологиями и т.п., то есть подчеркивается практическое значение управления документацией в организации. М. Баккленд утверждает, что управление документацией это не теория, а практическая деятельность управляющих документацией, которая включает в себя поиск информации, составление перечней документов с указанием сроков их хранения, описание документов, индексацию и классификацию документов, организацию доступа к документам, информационные технологии, работу персонала. С другой стороны, автор подчеркивает, что управление документацией должно быть связано с целями и задачами организации в целом. Таким образом, характеризуя управление документацией как практическую деятельность, М.Баккленд естественно приходит к мысли о функциональном значении управления документацией в организации.

В отечественном документоведении первой к концепции управления документацией обратилась А.Н. Сокова. Свое понимание управления документацией она изложила в работе “Деловая документация в сфере управления”. В ее представлении управление документацией заключается в:

– организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

– ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

– упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

– надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

– правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

В 90-е годы понятие “управление документацией” все чаще встречается в научных публикациях, особенно в компьютерных изданиях, которые часто используют дословные переводы английских терминов.

Управление документацией можно понимать как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов — до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Управление документацией – “жизненный” цикл документа»

   Документы являются одним из основных средств делового общения. Успех делового общения зависит от культуры партнеров, их благожелательности, нацеленности на достижение взаимоприемлемых результатов.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ).
Правильно организованное делопроизводство – один из факторов делового успеха.

Объемы информации в мире каждые 3-5 лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране с каждым годом появляется масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации стали субъектами и объектами передачи информации.

<Информация – важнейший товар. «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации.

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

В российском документоведении вводится новое понятие – управление документацией. Рассмотрим некоторое представление о данном предмете.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов:

  &nbsp1.; Создание документов: установление необходимого перечня используемых документов, из названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

  &nbsp2.; Хранение и использование документированной информации: формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов или административных архивов.

  &nbsp3.; Передача документов на постоянное (государственное) хранение: составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

  &nbsp4.; Управление архивами: проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Исторически термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок».
Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в организации.

В отечественном документоведении управление документацией заключается в:

  &nbsp-; организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

  &nbsp-; ведении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

  &nbsp-; упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

  &nbsp-; надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

  &nbsp-; правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

Данная позиция логична, так как она отражает возможные пути совершенствования делопроизводства в теории и на практике.

Управление документацией существенно отличается от делопроизводства и от ДОУ:

  &nbsp1.; Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию.

  &nbsp2.; ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

По моему мнению, следует определить делопроизводство как техническую функцию управления, а ДОУ – обеспечивающую. Суть отличий заключается в том, что при переходе от делопроизводства к ДОУ усиливается его информационная составляющая. ДОУ улучшает информационное обеспечение управленческого процесса не только за счет включения в информационное поле всей документации организации, но и за счет более эффективных технологий ее обработки. Делопроизводство – в большей степени формальное понятие (регламент, правило, условие), жестко определяющее порядок работы с документами (инструкция по делопроизводству). Документационное обеспечение управления – обеспечивает процесс управления (принятия решения) документированной информацией, при этом включая в него аналитические компоненты, связь управленческих функций с документами, их обслуживающими.

   Итак, управление документацией есть полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документа – до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.