Управленческий цикл руководителя организации
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
ТОП-5
ключевых отчетов
в компании
Управление любой структурой состоит из определенного порядка действий – руководитель ставит цели, принимает решения, делегирует полномочия и т. д. В менеджменте процесс управления разбивается по определенным признакам на группы действий, которые называют функциями управления. Повторение этих функций в заданном порядке формирует управленческий цикл.
Что понимают под циклом управления
Управленческий цикл – это модель, которая описывает процесс менеджмента как цикл из повторяющихся этапов, направленных на получение результата. Было разработано множество различных моделей управленческого цикла, но наибольшее признание получила модель Файоля благодаря своей универсальности. Четыре общих функции управления, из которых он состоит, присутствуют в любом виде управления компанией. Это планирование, организация, мотивация и контроль.
В начале цикла управления выясняется проблема или ставится задача, а завершается он получением результата. И снова все действия повторяются, а частота повторения зависит от типа управления. К поставленной цели может привести как прогон одного цикла, так и несколько его итераций.
Циклические процессы помогают выявлять общие взаимосвязи, характерные особенности и закономерности, которым подчиняются процессы. На этом основано использование планирования и прогнозирования в управлении.
При рассмотрении понятия «управленческий цикл», выделяют его основные характеристики: период (время одной итерации), действия (отдельные части цикла) и процедуры (определенный порядок действий).
Функций управления всего четыре, а этапов управленческого цикла больше, потому что для реализации каждой функции требуется обычно несколько шагов.
Из каких этапов состоит
Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:
- Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей. Цели изначально должны быть поставлены на уровне предприятия и включать такие понятия как миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Все цели компании, включая долгосрочные и краткосрочные, схематично можно представить в виде дерева, которое отображает детализацию стратегий для каждого уровня управления. Для достижения целей используется метод декомпозиции (разделение крупной цели на более мелкие).
- Проведение диагностики. Включает первоначальное накопление и обработку информации, анализ данных и оценку обстоятельств. Данные могут передаваться свыше или собираться самостоятельно. На этом этапе изучаются основные факторы, которые могут повлиять на получение результата.
- Составление прогноза. С помощью научных методов разрабатываются возможные сценарии развития и временные интервалы деятельности объекта управления. На основании прогноза руководитель принимает решение.
- Управленческие решения. Одна из главных задач менеджмента и самый сложный этап цикла управления. Решение принимается руководством и доводится до исполнителя с помощью постановки задачи. Ставится конкретная цель. Управленческое решение направлено на ликвидацию разрыва между плановым и действительным состоянием объекта.
- Планирование. Проводится на основании прогноза, подчиняется цели и учитывает принятое управленческое решение. Представляет упорядочение во времени действий, исполнителей и всех ресурсов для достижения заданной цели и решения поставленной задачи. Если коротко, то это создание системы мер для получения результата.
- Организация в смысле процесса. Создание определенной структуры взаимоотношений, постановка задач каждому сотруднику, формирование отделов и подразделений компании согласно выполняемых функций и компетентности персонала.
- Мотивация и стимулирование персонала. Выделена отдельным этапом, но присутствует в той или иной степени в составе каждого этапа. Служит для активации исполнителей. Способна создать условия для эффективного выполнения работ и получения результатов с помощью воздействия на сотрудников. Используются знания об истинных мотивах поведения персонала и применяются наиболее уместные способы воздействия.
- Мониторинг и анализ деятельности (контроль). Проверяется правильность выполнения задач. Изучаются отклонения фактических результатов от плана, их причины, периодичность или случайность. Может присутствовать как в конце цикла, так и в составе любого цикла в качестве текущего контроля.
Этот алгоритм управленческого цикла показывает, где находится каждый этап и его функцию в общей системе управления. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления.
Общие функции управления компанией
Все функции управления компанией можно разделить на две категории – общие и специальные. Первая группа присутствует в управленческом цикле каждой компании, а вторая состоит из специфических функций и зависит от сферы деятельности предприятия.
Управление компанией – это цикл из поочередной работы общих функций (планирования, организации, мотивации, контроля). Каждая функция выполняет свою роль в организации управления, и отсутствие хотя бы одного звена цепи, или ошибки при его реализации, могут привести к прерыванию общего цикла. Есть еще функция координации, которая необходима для успешной работы любого из этапов. Функции не имеют четких границ, они могут частично пересекаться.
Планирование
Эта функция помогает компании выставить цели, а также определить порядок действий и нужные средства, чтобы их достигнуть. Планирование – это курс, который компания принимает для движения к поставленной цели. Есть философское высказывание – если не выбрал берег, к которому плывешь, то и попутного ветра тебе не видать.
В зависимости от уровней, выделяют несколько направлений планирования:
- Стратегическое. Общая стратегия включает правила, которые используются компанией для достижения как глобальных, так и более мелких целей. Планирование на этом уровне определяет поведение компании в своем рыночном сегменте. Практически это может быть решение о диверсификации компании, внедрении нового ассортимента и инноваций.
- Тактическое. Определение промежуточных целей и разработка планов по их достижению.
- Оперативное. Разработка повседневных тактических задач для каждого менеджера.
Эти три направления планирования входят в общие планы компании.
Основные задачи, которые решаются в период планирования, направлены на поиск альтернатив и доказательств оптимальности сделанного выбора.
Организация
Благодаря этой функции формируется структура компании, организовывается деятельность сотрудников, определяется роль каждого сотрудника в системе. Подбираются ресурсы, которые создают базу для жизнедеятельности предприятия (оборудование, персонал, конкретные задания). Распределяются задания между отделами/сотрудниками и устанавливаются связи для их взаимодействия. Главная цель организации – внедрение разработанных планов в бизнес-процессы.
Мотивация
Мотивация служит в качестве стимула для сотрудников, приближает их к выполнению планов и содействует движению к поставленной цели. Применяются различные виды стимулов, в том числе материальные, моральные и социальные. Выбор вида мотивации зависит от конкретной ситуации.
Контроль
Это вид деятельности руководителя, который состоит из проверки и сравнения бизнес-процессов по типу план/факт. Для осуществления контроля используется наблюдение, проверка, учет и анализ всех направлений деятельности. Контроль бывает трех видов:
- предварительный. Выполняется своего рода сверка – правильно ли сотрудники поняли задачу;
- текущий. В процессе выполнения работ по задаче делают контрольные срезы;
- итоговый. Проверяются все разделы сделанного задания. Может выполняться перед отправкой отчетов.
На всех этапах цикла управления нужно выполнять корректирующие действия, которые могут потребовать подробного анализа причин отклонения от поставленной задачи. После коррекции часто следует перенаправление деятельности на один из предыдущих этапов.
Специальные функции
Специальные функции управления показывают специфику бизнеса. К ним относят такие направления как маркетинг; управление производством, инновационной деятельностью, научными исследованиями, закупками, финансами, строительством, сбытом и т. д.
Рассмотрим специальные функции в сфере торговли:
- торгово-оперативные. Они сконцентрированы в аппарате управления компании и включают организацию движения товара, управление остатками, формирование спроса;
- регуляторные. Заключаются в планировании основных бизнес-показателей (продаж, прибыли), обучении персонала и анализе результатов работы компании;
- вспомогательные. Обеспечивают необходимые ресурсы для работы всех подразделений (транспортные, оснащение торговых точек, хозтовары и т. д.);
- маркетинг. Предусматривает изучение спроса и потребностей покупателей, расчет допустимых пределов цен на товары, рентабельности, чистой прибыли и издержек. Занимается поиском наиболее эффективных каналов сбыта;
- инновации. В торговле эта функция направлена на повышение качества оборудования, оптимизацию складов и торговых точек, улучшение условий труда сотрудников.
Распространенные ошибки в цикле управления (примеры)
На практике управленческий цикл может нарушаться, что негативно отражается на общей деятельности компании. Рассмотрим, какие ошибки в управлении допускают компании и как это влияет на результат.
- Локальное планирование – составление планов для отдельных направлений/отделов и отсутствие глобальных планов. Например, в планировании продаж учитывается только себестоимость продукта без затрат на обслуживание, продвижение, документооборот. Результат – несоответствие планируемой и фактической прибыли.
- Устаревшая оргструктура компании не соответствует настоящим запросам бизнеса. Для замены структуры нужны время и средства, плюс даже после внесения изменений проявляется инерция старых процессов.
- Отсутствие планов дезориентирует персонал, потеря целей приводит к полному застою в компании;
- Недостаток контроля приводит к срыву планов, падению дисциплины, перерасходу средств и др.;
- Выборочный неполный анализ не показывает реальную картину и не дает адекватную оценку полученных результатов, а тем более перспектив.
Рассмотрим пример из практики. Отсутствие комплексного плана в успешной оптовой компании привело к лишним затратам при возникновении, казалось бы, положительной ситуации. Коммерческий директор обещал перевыполнить план продаж на 20 % и сдержал обещание. Только при этом не учли ограниченность складских ресурсов. Проблема была решена, но за счет завышенных финансовых затрат и дополнительных моральных издержек.
Если правильно следовать всем этапам и функциям цикла управления, вы всегда получите запланированный результат с наименьшими затратами.
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
Шаблон проведения
утреннего собрания
в отделе продаж
Источник
Чтобы правильно организовать работу предприятия, необходимо придерживаться управленческого цикла. А для его создания важно понимать функции и стадии управления, учитывать возможные ошибки.
Вы узнаете:
- Что такое управленческий цикл в менеджменте предприятия.
- Какие стадии управленческого цикла существуют.
- Какова последовательность функций управленческого цикла.
- Какие ошибки возможны при построении цикла управления.
Организация работы предприятия предполагает упорядоченность действий. Чтобы точно контролировать процесс руководства, в менеджменте его разделяют на функциональные группы. Они поэтапно повторяются в нужном порядке, создавая управленческий цикл.
Что такое цикл управленческой деятельности предприятия
Управленческий цикл – это модель, описывающая поэтапную работу по управлению деятельностью предприятия, чтобы добиться нужных результатов. Его главными показателями являются время итерации, действия – отдельные циклические части и процедуры, предполагающие выбранный порядок деятельности.
Создание цикла управленческой деятельности начинается с определения проблемы или постановки цели, завершением будет получение запланированного результата. Затем происходит повтор действий, а их частота и период итераций регулируются в зависимости от типа управления организацией. Иногда достаточно одного цикла, иногда требуется несколько повторов.
Подходов к осмыслению управленческого цикла немало. Экономисты предлагают разные системы управления. Одной из самых действенных считается универсальная модель управленческого цикла Файоля. Она включает 4 общих функции управления, подходящих для любой организации, а также несколько специализированных.
4 функции управленческого цикла
Руководство любым предприятием основано на четырех базовых понятиях. Руководитель должен уметь планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Это и есть общие функции управленческого цикла. Если хоть одно из звеньев выпадет, или будет реализовано неправильно, цикличность прервется, что приведет к нестабильности деятельности компании.
Итак, управленческий цикл включает в себя следующие функции:
- Планирование предполагает постановку целей, определение порядка действий и нужных ресурсов для их достижения. Оно может быть стратегическим, тактическим и оперативным. В первом случае определяется стратегия действий предприятия на рынке, внедрение инновационных технологий и новых продуктов. Тактическое планирование управленческого цикла отвечает за краткосрочное целеполагание, а оперативное – за разработку повседневных задач для специалистов разных отделов.
- Организационная функция способствует структурированию предприятия, организации работы специалистов, распределению заданий между подразделениями. Она включает подбор материально-технической базы для деятельности компании, набор штата, внедрение запланированного в бизнес-процессы.
- Мотивационное управление предполагает создание стимулов для работников: финансовых, психологических, социальных. В управленческом цикле мотивационные подходы могут сочетаться в зависимости от выставленной задачи.
- Контролирующая функция необходима, чтобы верно оценить результаты, сверив запланированное с фактическим. Но оценка проводится не только по итогам деятельности. Есть также предварительный и текущий контроль. Первый является сверкой, насколько верно работники понимают задачу. Второй предполагает проверочные срезы в процессе работы. Если факты сильно отличаются от плана, необходимо выявить причину и скорректировать задачу, что способно привести к возврату на предыдущую стадию цикла.
На всех стадиях необходимо выполнять коррекционные действия, требующие тщательного изучения причин отклонения от цели. После таких мероприятий работа чаще всего возвращается на один из пройденных этапов.
Управленческий цикл включает и специализированные функции. Их тип и количество зависят от специфики бизнеса. Они могут быть торгово-оперативными, регуляторными, вспомогательными. К первым относят формирования спроса и предложения, складскую логистику, управление движением товара. Ко вторым – планирование и анализ ключевых показателей эффективности, повышение квалификации сотрудников. Вспомогательные направлены на материально-техническое снабжение отделов компании, транспортировку товаров. Иногда отдельно рассматривают маркетинговую функцию, то есть изучение целевой аудитории, рентабельности, новых каналов сбыта и т.д.
Как бизнесмен управляет сразу 9 компаниями
Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор», как серийному предпринимателю удается тратить всего 5 часов в неделю, чтобы управлять девятью разными бизнесами.
Узнать
Этапы управленческого цикла
Стадий управления больше, чем функций: чтобы реализовать каждую, нужно несколько этапов. Они также различаются в зависимости от деятельности, но есть и те, которые используют для организации работы на любом предприятии. Обязательно требуется:
- Поставить цели с учетом миссии, ценностей и бизнес-принципов компании.
- Проанализировать исходные данные и оценить обстоятельства, способные повлиять на результативность. К примеру, провести процедуру нормирования, на которой определяются обоснованные нормы расходов финансовых ресурсов, приемлемые нормы дохода. Информация должна быть полной, объективной, достоверной и оперативной.
- Составить прогноз. Применяя научные методики, необходимо разработать оптимистические и пессимистические сценарии с указанием тенденций, характера и сроков, рассчитать периоды итерации.
- Принять управленческое решение. На основе прогнозов руководитель должен выбрать максимально выгодный путь деятельности и довести свое решение до работников, поставив им задачу для исполнения.
- Составить план действий. Когда решение принято, необходимо упорядочить действия по его исполнению по времени, выбрать ответственных специалистов, рассчитать ресурсные затраты на выполнение поставленной задачи.
- Организовать процесс. Требуется выставить задачи каждому работнику, сформировать подразделения согласно выполняемых функций и компетентности работников.
- Замотивировать персонал. Создаются стимулы для воздействия на работника в деле решения задач, стоящих перед организацией. Они должны побудить сотрудников делать лучше то, что вменено в их обязанности.
- Обработать, проанализировать и систематизировать сведения о процессе реализации задач. На этом этапе проверяется, насколько результаты выполнения плана соответствуют принятым решениям, изучаются отклонения, проводится коррекция. Для анализа применяются такие сравнительный, группировочный и коэффициентный методы, а также цепные подстановки.
Последняя стадия также предполагает учет движения материальных ресурсов: бухгалтерский, статистический, оперативный, чтобы определить реальное состояние предприятие и его соответствие финансовому плану.
Разные модели предполагают свои алгоритмы. Так, управленческий цикл руководителя по Красовскому связан с исполнительским, сохраняя преемственность деятельности предприятия. Согласно ему:
№ | Задачи руководителя | Функции сотрудников |
1 | Собрать информацию | Помощь в информационной подготовке |
2 | Принять управленческое решение | Участие в процедуре |
3 | «Запустить» решение | Готовность к реализации поставленной задачи |
4 | Организовать исполнение | Начало исполнения задания |
5 | Проконтролировать процесс выполнения задачи | Промежуточное выполнение работ |
6 | Оценить результаты | Завершение деятельности |
Переход на последующею фазу управленческого цикла не означает, что предыдущая окончательно завершена. К примеру, коррекцию планов время от времени проводят в продолжение всего цикла, а мотивационный подход необходим на каждом управленческом этапе. Это нужно учитывать руководителю, решившему построить график управленческого цикла.
Частые ошибки при построении управленческого цикла
Нарушение цикла управления способно не только увеличить сроки выполнения поставленных задач, но и привести к серьезным финансовым потерям. Чтобы этого не допустить, важно знать, какие «подводные камни» могут помешать добиться результата.
Одной из основных ошибок является отсутствие стратегического планирования.
Некоторые руководители создают только локальные планы для определенных подразделений, не учитывая деятельность других отделов. Допустим, не согласовываются задачи отдела продаж и материально-технического снабжения. В итоге прибыль в реальности и «на бумаге» будет различаться.
На примере это выглядит так: отдел продаж пообещал перевыполнить план на 30%. У менеджеров все получилось. Однако несогласованность с подразделением материально-технического снабжения привела к тому, что на складе не оказалось нужного количества продукции.
К другим ошибкам относят:
- Несоответствие структуры предприятия современным бизнес-запросам. Это касается не только обеспечения инновационной техникой. Сами рабочие процессы, текущие «по старинке», приводят к потере времени и средств.
- Непрозрачность деятельности. Если работники не ознакомлены с планами, не понимают целей компании, мотивация к работе сильно снижается.
- Недостаточность анализа. При выборочной проверке фактическая картина не будет видна, а значит невозможно адекватно оценить итоги и сделать прогнозы на будущее.
Частой проблемой является и пренебрежение контролирующей функцией. Из-за этого невозможно увидеть слабые места, скорректировать дальнейшие действия. В итоге падает дисциплина, планы срываются, предприятие теряет прибыль.
Периодичность процессов управления способствует выявлению закономерностей в ходе деятельности организации, что позволяет составлять четкие планы и прогнозировать результаты. При четком соблюдении функций и стадий управленческого цикла менеджмента намного больше шансов получить планируемый результат с минимальным расходом ресурсов.
Фразы, которые нельзя произносить руководителю
Источник