Стадии жизненного цикла по отношению к деловому письму

Ниже приведены основные стадии жизненного цикла документа -создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения могут быть взаимосвязаны: находясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока давности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредвиденных обстоятельств).

Рис. 2.2.Жизненный цикл документа (основные стадии)

Приведем краткую характеристику основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла в организации и возможности их автоматизации.

Составление – подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки. Часть процессов составлении документа может быть автоматизирована при подготовке текста накомпьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могут быть использованы типовые тексты, в том числе компьютерные формы, шаблоны.

Примеры шаблонов – бланки для исходящих писем организации; бланк заявление на отпуск; бланк платежной ведомости.

Оформление – использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов м соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, Планки, границы полей и т. п.) Процесс может быть частично автоматизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Пример – оформление доверенности на управление автомобилем, распечатываемой у нотариуса.

Согласование – оценка целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и др., проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами (реквизиты «визы» или гриф «согласования»). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Могут быть использованы электронный аналог подписи при согласовании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

Подписание (утверждение) – проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Может быть использован электронный аналог подписи.

Регистрация, учет – запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фиксирующая факт его создания или получения. Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документов в информационной системе.

Передача на исполнение или отправка адресату – процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Передача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т. п.). При наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, электронной почты, корпоративного портала).

Копирование (размножение) – создание копий документа на бумажном носителе или в электронной форме для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц. Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распечатка дополнительных копий документа, изготовленного на компьютере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

Получение – процедура получения документов или их копий конкретными лицами для ознакомления или совершения действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя). Варианты получения – от работников служб, осуществляющих доставку документов, от начальника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте, посредством корпоративной системы электронного документооборота и др.). Ознакомление – оценка информации, содержащейся в документе для использования в дальнейшей работе. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) – оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Контроль прохождения и исполнения документа – отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроки и решение вопросов). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона контроля может быть автоматизирована.

Хранение документа в процессе исполнения – обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения. Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации документооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Списание в дело – признание факта, что выполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологическому и другим признакам; обеспечение физической сохранности, удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу. На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизированной системы документооборота в нее вносится информация о списании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопросов, как организация их хранения, обеспечение физической сохранности, аутентификация и др.

Поиск – нахождение документа или запрашиваемых о нем сведений. Процесс может быть автоматизирован: необходима формулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или в архиве).

Хранение в архиве – обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе, архивного хранения. Могут быть использованы средства автоматизации для контроля за условиями хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в информационной системе. Возможно создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизации поиска документов в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Экспертиза ценности – отбор документов на хранение или установление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а также выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Формальная сторона (отбор дел и документов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или в электронной форме.

Уничтожение – физическое уничтожение (разрушение) носителя информации или записи на носителе. Используется оборудование для уничтожения бумажных документов (например, измельчения бумаги) или для уничтожения записи на бумажном носителе.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота

Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству» приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.

На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из который чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе – какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.

Что такое – жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Вообще говоря, все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

документы создаются;
они рецензируются и исправляются;
формально или неформально утверждаются;
распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
направление на исполнение и исполнение документов;
оформление и удостоверение документов;
отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.

В делопроизводстве принято выделять группы документов – входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается. В качестве примера сделаем описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например – входящим.

Документ создается (чтобы документ стал входящим, он, конечно, должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.

Работа эта состоит из двух частей:

ввод реквизитов документа;
ввод образа документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.

Прим.: если такой возможности нет в описании системы электронного документооборота, то такие системы называют контрольно-регистрационными. С их помощью можно заменить бумажную картотеку, вести контроль исполнения документов, но такие возможности, как оперативная передача документа адресату (в электронном виде), согласование документа, электронное ознакомление, будут недоступны.

Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном – «бумажном» – формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.

Данная операция может быть разбита на две части:

отчет самого исполнителя;
отметка руководителя о том, что результат исполнения его устраивает.

Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении – это разгружает службу делопроизводства.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа) позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.

При изучении системы электронного документооборота следует обратить внимание, как именно производится классификация. Гораздо удобнее, если система позволяет отсортировать документы, отнесенные к одному делу, а не просто хранить номенклатурный индекс дела, к которому отнесли данный документ.

На этом этапе могут понадобиться операции контроля исполнения документов. Позволяет ли система составлять отчеты по статистике исполнения документа, насколько это удобно, есть ли возможность создавать собственные отчеты – на все это следует обратить внимание при изучении системы. Операции, входящие в жизненный цикл исходящего документа, гораздо более разнообразны. Их более подробно разберем в следующей статье.

Ольга Подолина,

Консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений,

компания «ИнтерТраст»

Источник

Жизненный цикл документа – тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз) [10, с.291]:

документы создаются;
рецензируются и исправляются;
формально или неформально утверждаются;
распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов: [11, с.420]

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
направление на исполнение и исполнение документов;
оформление и удостоверение документов;
отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов.

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе.

Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес-процессами предприятия.

В международной терминологии применяется аббревиатура ECM (Enterprise Content Management) [8, с.95]. Ассоциация по вопросам информации и управления изображением AIIM International за последнее десятилетие несколько раз уточняла терминологию. Несколько лет назад было дано такое определение системы документооборота.

Система документооборота – это система содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также не структурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия.

Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д.[5, с.144]. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия.

Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Системы документооборота реализуются в трех основных вариантах: программное обеспечение, установленное на оборудовании организации, программное обеспечение, поставляемое как услуга SaaS или в гибридном варианте[9, с.128]. Система документооборота стремится сделать управление корпоративной информацией эффективнее путем упрощения хранения, управления версиями, маршрутизации бизнес-процессов и удержания внимания ответственных исполнителей на нужной информации.

Выгоды предприятия при внедрении системы документооборота включают в себя повышение эффективности работы, улучшение контроля за работой сотрудников и сокращение общих расходов на поддержание инфраструктуры управления данными и архивом. Например, многие предприятия уже перешли на хранение копий старых документов в системах электронного документооборота, хотя ранее хранили их в больших документохранилищах и складах.

При использовании старой системы хранения, предоставление копии документа по запросу клиента или сотрудника может занять несколько дней, так как сотрудники предприятия должны были обратиться в архив и найти запрошенный документ. После проверки нужно было документ отсканировать и переслать клиенту.

При использовании системы документооборота сотрудник предприятия просто делает запрос в систему по номеру или названию документа и документ появляется на его рабочем месте практически мгновенно. Информация предоставляется заказчику практически немедленно иногда даже до окончания телефонного разговора с ним.

Сегодня Российские предприятия могут развернуть единую, гибкую систему документооборота для управления информацией во всех подразделениях включая подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, IT, ведением бухучета, управлением кадрами и прочими функциональными подразделениями.

Принятию решения о внедрении системы документооборота способствуют различные факторы, наиболее часто ими являются[12, с.339]:

Необходимость повышения эффективности работы
Улучшение контроля информации
Уменьшение общей стоимости управления информацией

Для сотрудников предприятия немаловажным фактором является упрощение поиска информации по ключевым словам или тегам, а также возможность полнотекстового поиска по базе данных. Такие возможности позволяют сотруднику, не вставая со своего рабочего места найти информацию буквально за считанные секунды, а не часы или даже дни.

Для эффективного направления деятельности сотрудников предприятия на достижение определенных целей, системы документооборота могут управлять заранее установленными последовательностями задач, действий и работ. Такие предопределенные последовательности действий называются бизнес-процессами. Бизнес-процессы предприятия могут быть как очень простыми, так и очень сложными, все зависит от того какие действия выполняют сотрудники организации, от каких факторов они зависят, какие условия накладываются и прочее.

В некоторых случаях последовательность действий и задач определяется системой документооборота полностью автоматически, в других случаях в маршрутах бизнес-процессов могут использоваться точки принятия решений специальными сотрудниками предприятий.

В системах документооборота обычно используются комбинированные способы управления, когда на некоторых этапах система документооборота сама решает, кому передать задачу или информацию, а на некоторых этапах решение принимает определенный при запуске бизнес-процесса сотрудник.

В некоторых случаях бизнес-процессы в системе автоматизации документооборота могут выполнять роль вспомогательных и фоновых действий, например, фонового контроля потока входящей информации, импорта и обработки поступивших данных и другие.

Некоторый средне-статистический бизнес-процесс включает в себя следующие функции[13, с.362]:

Визуальную схему маршрута прохождения информации и задач на предприятии;
Точки обработки данных, например изменения документов, записи сообщений и прочее;
Точки разветвления маршрута на параллельные ветви, а также точки слияния маршрута;
Механизмы напоминания и уведомления о событиях системы для пользователей;
Механизмы делегирования, переадресации и замены исполнителей.

Кроме того с подсистемой бизнес-процессов часто связан комплект отчетов, визуализирующих текущее состояние процессов, а также статистические отчеты.

Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.

Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота.

Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации).

Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации. Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения.

Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.

Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению, хранению и отправке документов.

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил[11, с.394]: максимальное сокращение инстанций прохождения документов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот); исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.); максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: прямоточности направления потоков документов, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.

Источник