Фазы жизненного цикла бизнес проекта
Проект представляет собой совокупность действий, направленных на достижение одной цели. От производственной системы он отличается тем, что имеет однократный характер. Система же предполагает цикличность. Жизненный цикл (ЖЦП) предполагает протяженность исполнения проекта.
Что включает в себя жизненный цикл продукции производственно-технического назначения?
Что собой представляет жизненный цикл проекта
Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта.
Каковы требования к проектно-сметной документации?
ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.
Начало и окончание
ВАЖНО! Рекомендации по планированию от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:
- Начало финансирования деятельности.
- Формирование идеи.
- Дату инициирования исполнения запланированных работ.
Рассмотрим признаки завершения проекта:
- Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию.
- Исполнение ранее сформированных целей.
- Завершение периода окупаемости трат.
- Завершение финансирования.
- Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом.
- Ликвидация.
Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.
Фазы жизненного цикла
Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:
- Подготовка. В этой фазе проводятся исследования, подбирается наилучший вариант проекта. Ведутся переговоры с контрагентами.
- Инвестирование. В этой фазе продаются акции или прочие финансовые инструменты. Компания получает средства для реализации идеи.
- Проект начинает эксплуатироваться в соответствии с планом.
- Постинвестиционное исследование, предполагающее анализ эффективности деятельности.
В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.
Стадии жизненного цикла
Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии:
- Концептуальная стадия. На этом этапе проект только инициируется. Сформированная идея тщательно изучается. Составляется прогноз относительно прибыльности. Задаются цели и задачи проекта, определяется команда, на которую будет возложена работа. Менеджеру также необходимо определить источники финансирования. Это крайне важный этап. Если в этой стадии не будет проведен полноценный анализ, результаты деятельности могут быть неудовлетворительными.
- Планирование. Планирование представляет собой формирование плана проекта. План представляет собой заранее созданный порядок деятельности, перечень предстоящих задач, последовательность их решения. На этом этапе формируется стратегия, политика проекта, а также комплекс действий, которые нужны для достижения поставленных целей. Планирование также может включать в себя анализ прибыльности проекта, выявление возможных рисков. В дальнейшем деятельность работников будет сверяться именно с составленным проектом. Планирование касается всех стадий жизненного цикла. Сформированные решения должны обеспечивать достижение цели, реализацию проекта в сжатые сроки с минимальными затратами. Без планирования невозможна согласованная деятельность всех участников проекта. Именно на основании плана проводятся контрольные мероприятия, учет, а также оперативное управление. План должен быть утвержден руководителем.
- Реализация проекта. После того как план утвержден руководителем, его положения начинают реализовываться. Руководитель должен контролировать деятельность сотрудников. Как проводятся контрольные мероприятия? Менеджер осуществляет сбор информации о ходе работ, после чего полученные сведения сверяются с планом. Отклонения от плана должны быть исключены. Однако нужно иметь в виду, что полностью ликвидировать их нельзя. Существует допустимый уровень отклонений, который несущественно влияет на результаты деятельности. Если зафиксирован критический уровень отклонений, на их устранение могут быть выделены дополнительные ресурсы.
- Окончание проекта. Проект будет завершен тогда, когда истекут ранее установленные сроки. Однако для определения окончания работы нельзя ориентироваться только на сроки. Следует принимать во внимание также достижение поставленных целей. В некоторых случаях проект завершается раньше времени. Связано это может быть с ликвидацией, прекращением финансирования. В любом случае завершение проекта предполагает совершение определенных действий. Точный перечень этих действий зависит от особенностей проекта. Это может быть инвентаризация, передача оборудования на склад, сверка результатов подрядных проектов положениям договора. Крайне важной частью мероприятий по завершению проекта является формирование заключительного отчета.
Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.
Особенности организации системы контроля
Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:
- Формирование четкого плана. Контроль предполагает сверку плановых и фактических показателей. По этой причине так важно составлять план. Это база для реализации контрольных мероприятий. Если требуется, положения плана можно менять. Однако коррекция не должна осуществляться слишком часто, так как это снизит эффективность контроля.
- Формирование четкой системы отчетности. В отчет вносятся сведения о состоянии проекта. Фактические показатели сравниваются с плановыми. Результаты должны быть зафиксированы в отчетности. В рамках сравнения используются одинаковые критерии. Важно оговорить сроки сдачи того или иного отчета. Информация, изложенная в документах, выносится на коллегиальное обсуждение.
- Создание полноценной системы анализа реальных показателей. Если в результате сверки фактических и плановых показателей обнаружились отклонения от плана, рассматривается их серьезность. Существуют допустимые отклонения, несущественно влияющие на конечные результаты деятельности. Однако важно обратить пристальное внимание на серьезные отклонения. Они могут негативно сказаться на итогах проекта. Как правило, ход проекта анализируется с точки зрения двух ключевых аспектов – сроки и стоимость. Некоторые задачи выполняются слишком долго. На реализацию других нужно слишком много средств.
- Создание системы анализа тенденций. Менеджер должен прогнозировать намечающиеся тенденции. То есть специалист определяет риски и проблемы, которые могут появиться в дальнейшем. К примеру, из компании ушел дизайнер. Менеджер понимает, что дизайнерская часть работы будет простаивать. То есть сроки исполнения этой задачи могут быть сорваны. Менеджер также прогнозирует увеличение затрат.
- Разработка эффективной системы реагирования. Последний этап контрольных мероприятий – действия, направленные на ликвидацию обнаруженных отклонений. Не все отклонения можно убрать. Если их ликвидация невозможна, план проекта редактируется.
Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.
Пример фаз жизненного цикла
Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании:
- Прединвестиционная. Проводятся предварительные исследования, включающие анализ развития региона, создание инвестиционной идеи, ее согласование с руководителями, составление оферт. Оценивается жизнеспособность проекта, проводятся экспертизы. Формируется предварительный план. Вторая подфаза – создание проектно-сметной документации и подготовка к работам. На этом этапе формируется план проектно-изыскательных работ, согласуется проект, утверждается рабочая документация. На этой же фазе приобретается земельный участок под строительство. Требуется получить разрешение на строительные работы.
- Инвестиционная или строительная. Первая подфаза – составление контрактов, тендеров. Вторая подфаза – сами строительно-монтажные работы. На этом этапе формируется оперативный план строительства, графики работы оборудования. На этой фазе обязателен контроль деятельности сотрудников. Оплачивается работа подрядчиков. Третья подфаза – окончание строительной фазы. Включает в себя пуско-наладочные работы, сдачу-приемку, анализ итогов работы.
- Эксплуатационная. Включает в себя непосредственно эксплуатацию объекта, ремонтные работы.
- Завершение. Предполагает вывод объекта из эксплуатации, демонтаж.
Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.
Структура жизненного цикла
Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:
- Организационные. Включают в себя управление проектом, формирование инфраструктуры, анализ жизненного цикла, учебные мероприятия.
- Основные. Включают в себя покупку ресурсов и их поставку, разработку, ввод в эксплуатацию и в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия.
- Вспомогательные. Это документооборот, управление конфигураций, работа над повышением качества, верификация, аттестация, оценка и работа с проблемными моментами.
Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов.
Главные процессы и их характеристика
Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла:
- Приобретение. Заказчик выявляет потребности, которые могут возникнуть в ходе проекта, и делает соответствующие покупки.
- Поставка. Составляется договор, формируется ОСУ проекта, а также технические требования. Производится поставка в соответствии с положениями, указанными в договоре.
- Разработка. Происходит работа над объектом проекта.
- Эксплуатация. Включает в себя формирование эксплуатационных стандартов, тестирование.
КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация.
Модели жизненного цикла
Модель жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения:
- Каскадные. Включают в себя традиционную, итерационную модель.
- Эволюционные. Это модель оперативного прототипирования, спиральная модель.
- Инкрементная. Относится к типу фундаментальных моделей.
Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее:
- Каскадная модель. Предполагает последовательное исполнение действий. Характеризуется наличием четкого плана, комплекса задач по каждому действию, наличием промежуточных этапов, по окончании каждого из которых проводится контроль.
- Спиральная модель. Актуальна для цикличной работы. На каждом витке анализируется эффективность разработки и ее соответствие фактическим затратам. Основное отличие спиральной модели – наличие определенного риска. Это может быть недостаток в специалистах, большие затраты, риск сорвать сроки, утрата актуальности идеи за время ее реализации, отсутствие необходимых ресурсов, несогласованная работа подразделений.
- Инкрементная модель. Она используется в том случае, если работа идет над масштабным проектом, в который вовлечено множество сотрудников. Предполагает разделение рабочего процесса на мелкие составляющие. Преимуществом этой модели является возможность разделения финансирования. Для реализации проекта не обязательно получать ресурсы на первом этапе. Финансирование может производиться поэтапно. Инкрементная модель обеспечивает надежный контроль над каждым этапом работ, а также уменьшение рисков.
Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования.
Что дает определение жизненного цикла проекта
Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:
- Создание структуры проекта, которая облегчает работу.
- Прогнозирование сроков исполнения проекта.
- Осуществление всех работ по запуску: поиск партнеров, подготовка сотрудников, работа над документацией.
- Осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы.
- Понимание сотрудниками масштабов предстоящей работы.
- Обеспечение согласованности деятельности всех подразделений.
- Анализ достаточности ресурсов компании для исполнения проекта.
Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.
Функции участников проекта
Над проектом работает команда сотрудников. Рассмотрим подробнее ключевые фигуры, участвующие в работе:
- Инвестор. Это ЮЛ или ФЛ, которые финансируют проект с целью извлечения прибыли в дальнейшем.
- Проектировщики. Эти сотрудники, которые работают над проектно-сметной документацией. Лица, ответственные за эту деятельность, – это инженеры или архитекторы.
- Поставщик. Это лицо, обеспечивающее проект оборудованием и материалами.
- Консультанты. Как правило, это представители сторонних компаний.
- Руководитель. ЮЛ, которому передаются функции по управлению проектом.
- Команда проекта. Формируется для эффективной согласованной деятельности.
- Лицензиар. Лицо, владеющее лицензией на научно-техническую разработку, используемую в рамках проекта.
Участником также может являться банковское учреждение, финансирующее деятельность. Чем масштабнее проект, тем больше лиц принимает в нем участие. Сотрудников не должно быть больше, чем нужно, так как это увеличит затраты. Однако недостаток специалистов – это серьезный недостаток ресурса.
Источник
Смотреть мастер-класс по теме
Такая научная дисциплина, как управление проектами (project management), сложилась относительно недавно. Эта дисциплина представляет собой раздел теории управления социально-экономическими системами, который направлен на изучение форм, средств и методов рационального управления изменениями.
Проект – изменение системы (целенаправленное и ограниченное во времени), которое имеет определенные требования к качеству результата, помимо этого присутствует специфичность организации и ограничения в ресурсах.
Основные признаки проекта
- ограниченность во времени;
- замкнутость;
- наличие целей;
- специфичность организации;
- наличие изменений.
Жизненный цикл проекта – общность ступеней развития проекта. Каждый проект проходит через все ступени своего развития, то есть любой проект, независимо от своих свойств и характеристик, имеет свой жизненный цикл.
Обычно жизненный цикл проекта разделяют на фазы, фазы в свою очередь делят на стадии, ну а стадии – на этапы. Нужно помнить о том, что в зависимости от системы организации работ и сферы деятельности стадии жизненного цикла проекта могут быть различны.
Стадии развития проекта
- начальная стадия;
- стадия реализации проекта;
- стадия завершения проекта.
Следует отметить, что понятие жизненного цикла проекта очень важно для менеджера проекта. Потому что деятельность менеджера, задачи, методики, средства напрямую зависят от того, на какой стадии жизненного цикла находится проект.
Участники проекта – неотъемлемая часть проекта, без которой его реализация невозможна. Перечень участников проекта не всегда одинаков, это связано с тем, что проекты сами по себе различны, имеют индивидуальные особенности.
Возможный перечень участников проекта
- руководитель проекта;
- инвестор;
- поставщик;
- проектировщик;
- консультант;
- подрядчик;
- заказчик;
- группа проекта;
- лицензиар.
Для большей определенности в целях и задачах, принято делить проект на четыре основных этапа:
Первый этап – это формулирование проекта, по сути это и есть выбор проекта.
Второй этап – планирование проекта. На этом этапе составляется неофициальный примерный план, в который так или иначе, позже будут внесены изменения.
Третий этап – это осуществление проекта. После принятия формального плана проекта менеджер прилагает все усилия, постоянно контролирую ход работ в проекте.
Четвертый этап – завершение. Характерен тем, что уже достигнуты поставленные цели, и менеджер выполняет ряд мероприятий, завершающих проект.
Управление проектом – координация всех типов имеющихся ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения методик управления проектом, которая ведет к запланированному результату.
За последние годы был разработан ряд методик управления проектами, что в огромной степени помогает руководителям проекта рационально организовать свою работу.
Эффективным инструментом для организации управления проектами также может стать программный продукт для проектной деятельности. Например, CRM-система «Простой бизнес» поможет разделить проекты на задачи, назначить ответственных и проконтролировать ход выполнения каждого этапа. Попробуйте бесплатную версию программы.
Попробовать бесплатно
Источник
Проект — это совокупность операций и работ, которые направлены на достижение одной цели и результата в форме уникального продукта. Для проектной деятельности характерны временные под циклы, имеющие начало и окончание. Жизненный цикл проекта — это основополагающий термин, который помогает принять правильные решения в финансовых, организационных и предпринимательских вопросах.
Сущность жизненного цикла проекта
Проект описывает модель ситуации и план по её улучшению, а также совокупность методов для воплощения. Проектная деятельность включает в себя замысел, управленческий персонал, материальную базу, определение цели, необходимые результаты и т. д. Она объединяет несколько видов занятий, общими признаками которых являются:
- получение уникальных результатов;
- координация взаимосвязанных работ;
- ограниченность по времени с формированием определённой даты начала и конца.
Проект работает в среде, которая включает жизненные внешние и внутренние компоненты, а также учитывает политические, социально-культурные, организационные, правовые и подобные факторы. Реализация осуществляется с помощью руководителя, менеджерского состава, команды и других лиц, которые выполняют задачи, касающиеся рабочих процессов.
Определение ЖЦП
Понятие жизненного цикла для запланированного проекта весьма распространено в современном мире. Любое органическое явление, будь то живое существо, реальный бизнес или планета, подчиняется принципам жизненного цикла.
Под этим циклом понимают комплекс и последовательность определённых под циклов, которые преодолевает любой проект в процессе жизни. Другими словами, это временной интервал между стартом и ликвидацией. Для любого проекта, кроме цикла существования, есть ещё два цикла — до рождения и после завершения. Цикл играет важную жизненную роль по следующим причинам:
- чёткое определение даты начала и завершения;
- разбиение процесса на более детализированные фазы;
- установление конкретного количества задействованного рабочего и административного персонала, а также количества необходимых ресурсов;
- контроль.
Для бизнесменов начало проектной деятельности предполагает вложение денежных ресурсов для реализации задуманного дела. Старт и окончание проекта обычно подтверждается официальными документами.
Жизненные стадии и их особенности
Каждый проект принято развивать на под циклы, которые подразделяются на ещё более мелкие. Под фазой понимают структурный компонент. Каждое её окончание означает достижение каких-либо значимых результатов. Совокупность фаз характеризуют ЖЦ.
Общепринятой классификации числа фаз и стадий жизненного цикла для проекта не существует. Их последовательность зависит от направленности деятельности, опыта участников и условий реализации. Деление жизненных стадий может быть самым разнообразным, главное, чтобы оно учитывало достижение контрольных точек или вех, в ходе чего менеджер получает сведения и оценивает перспективы развития. Основные фазы ЖЦП:
- Инициация. Предполагает различные мероприятия, которые касаются маркетинговых исследований, работы с тендерами и прочие действия до заключения договора с заказчиком. Составляется план, подготавливается базовая документация.
- Планирование. На этой жизненной стадии менеджер нанимает персонал и составляет для проекта базовый план.
- Исполнение. Когда базовый план вступает в силу, начинается процесс исполнения. Момент его окончания наступает, когда все условия договора выполнены, и отсутствуют претензии между заказчиком и исполнителем.
- Завершение. Характеризуется сбором окончательных сведений, решением вопросов между руководством и персоналом.
Жизненные стадии проекта считается успешными, если он выполнен без задержек, при этом сохранен лимит бюджета, отсутствует перерасход средств, и достигнуты поставленные цели. Существуют следующие под циклы жизненного цикла проекта:
- Концептуальная. Проект представлен в виде замысла, а работы лишь инициируются. Первичная идея подвергается пристальному анализу относительно затрат и предполагаемой прибыли. Проектный менеджер устанавливает задачи и цели, формирует команду, которая проведёт работы по инициации замысла. Ему надлежит найти финисточники, за счёт которых проект будет осуществляться. Значимость начальной жизненной стадии трудно переоценить, поскольку без тщательной аналитики, результаты станут неполноценными или вовсе не подходящими.
- Планирование. Жизненный план создаётся и утверждается руководящей проектом группой, согласно перечню последовательных задач, в интересах конечных целей. Этот под цикл жизненного цикла организует стратегию проекта, подсчитывает прибыльность и возможные потери. Затем проводится сверка с менеджмент-планом и вносятся соответствующие корректировки. Без планирования менеджеру не удастся организовать деятельность согласованным образом.
- Реализация. После утверждения положения вступают в силу. Контроль ложится на менеджеров посредством сбора и оценки данных о текущей сделанной работе. Затем цифры сверяются с целевыми, в ходе чего несоответствия исключаются. Однако следует учитывать, что полностью расхождения не устраняются. Есть критерий допустимых отклонений, которые незначительно влияют на ожидаемый результат. В случае выявления критических жизненных отклонений необходимо выделить дополнительные ресурсы и средства для их устранения.
- Окончание. Проект считается оконченным, когда будут достигнуты поставленные цели. Это может случиться и раньше установленных сроков. Важной частью этого этапа является составление заключительной отчётности.
Перечисленная классификация — это лишь пример. Точный перечень этапов жизненных циклов различаются в зависимости от отраслевого направления.
Как могут выглядеть циклы
Так, для стройкомпании, циклы могут выглядеть, как:
- Прединвестиционная фаза. Менеджер анализирует топографику местности, создаёт инвестиционный проект и согласует с руководством. Разрабатывается предварительный план, анализируются риски и жизнеспособность проектной деятельности. Создаётся смета проекта, утверждается основная документация. В период этого жизненного цикла приобретается земля и приходит получение на разрешение осуществления строительной деятельности.
- Строительная фаза. Подписываются контракты, и осуществляются монтажные работы. Основная фаза ЖЦП включает план строительства и оплату работы подрядчиков. Менеджеру важно тщательно контролировать работу персонала, чтобы закончить строительную фазу в установленные сроки.
- Эксплуатационная фаза. Включает ввод стройобъекта в эксплуатацию, согласно спецификациям.
- Завершение.
Жизненные стадии строительной компании, как правило, состоит из 4 этапов. В исключительных случаях возможно разделение на большее количество фаз.
Организация контрольных мероприятий циклов
Главную роль в управлении жизненными циклами играет процесс контроля. Он осуществляется не только руководителем, но и проектным менеджером. Правильная система контроля основана на следующих принципах:
- Установление чёткого жизненного плана. Контрольные моменты предполагают сравнение фактических показателей с плановыми. Менеджер может корректировать план проекта, однако ему не следует менять его часто, чтобы не утратить эффективность контроля.
- Создание организованной системы по отчётности. Отчёты содержат сведения о текущем состоянии цикла проекта. Также сравниваются целевые и реальные показатели, а результат фиксируется в отчёте. Руководителю необходимо чётко установить сроки его сдачи, чтобы обсудить рабочие моменты жизненных циклов на коллегиальном уровне.
- Формирование комплекса анализа реальных цифр. Если менеджер обнаружил отклонения реальных показателей от запланированных, то оценивается степень их серьёзности. Выделяют допуски, незначительно влияющие на работу. Однако следует обратить внимание на серьёзные отступления, которые способны привести к нежелательным последствиям. Обычно жизненный конкретный цикл анализируется с помощью двух компонентов — сроков и затрат. Например, одни задачи требуют слишком много времени, а другие нуждаются в значительном количестве средств.
- Разработка системы анализа наметившихся тенденций. Менеджерам необходимо осуществлять прогноз возможных рисков и их последствий в процессе деятельности.
- Формирование системы реагирования. Заключительным этапом контрольных работ является ликвидация имеющихся отклонений. Когда нежелательные факторы устранить не удаётся, то проект редактируется.
Следует контролировать действия работников на каждой жизненной стадии. Отклонения, выявленные на ранних циклах, позволят избежать серьёзных недочётов в будущем.
Роль жизненных этапов для проекта сложно переоценить. От того, насколько тщательно организован и детализирован этот процесс по всем стадиям, зависит его судьба. Многие руководители осознают необходимость качественного проектного управления и перспективы использования этой технологии.
Как бы объяснили жизненные циклы продолжительных проектов?
(пока оценок нет)
Загрузка…
Источник