Жизненный цикл проекта инициация

Каждый проект, над которым работает ваша команда, сильно отличается от остальных. Другие участники команды. Другие сроки. Другие требования. Другие цели.

Но у этих вроде бы разных проектов есть гораздо больше общего, чем может показаться на первый взгляд. У каждого из них есть начало, середина и конец. Каждый из таких этапов включает в себя повторяющиеся процессы.

Как же нам использовать эту последовательность и как выделить каждый этап, независимо от специфики проекта? Давайте рассмотрим типичный жизненный цикл проекта и узнаем, как ваша команда может сделать каждую фазу наиболее эффективной.

Фазы жизненного цикла управления проектом

Начнем с азов. «Руководство к своду знаний по управлению проектами» определяет жизненный цикл проекта как «последовательность фаз, через которые проходит проект от его инициации до завершения».

Стандартная схема жизненного цикла проекта состоит из пяти фаз:

Инициация
Планирование
Исполнение
Контроль
Завершение

Обычно, когда начинается новый проект, эти пять фаз следуют друг за другом по порядку, но так бывает не всегда. Например, в случае каких-то изменений в ходе выполнения проекта вы можете вернуться к фазе планирования, чтобы учесть изменения, но не станете снова повторять весь цикл, начиная с фазы инициации.

Такой уровень гибкости упрощает процессы управления изменениями в ходе жизненного цикла проекта.

В чем важность жизненного цикла проекта? Эта последовательность фаз может показаться вам формальностью, но на самом деле она очень помогает. Она позволяет применять организованный подход к управлению проектом. Это значит, что у вас будут более четкие роли и обязанности, улучшенное взаимодействие и стабильные результаты (а упущений и забытых задач станет намного меньше!).

Теперь, когда вы ознакомились с основами, давайте посмотрим на каждую фазу в отдельности, а также рассмотрим примеры жизненного цикла проекта.

Фаза 1. Инициация

Чтобы получить более полное представление о каждой стадии этого цикла, давайте отвлечемся от примеров, связанных с нашей работой, и представим себе строительство дома. На начальном этапе строительства вам придется провести анализ почвы, разобраться с требованиями и выяснить, нет ли каких-либо обременений земельного участка, которые необходимо учесть.

Другими словами, это подготовительный этап, когда вам нужно убедиться, что проект действительно можно осуществить, прежде чем вкладывать силы в планирование и последующие задачи.

В контексте нашей работы этот этап включает в себя описание проекта, создание экономического обоснования, выявление ключевых участников и утверждение проекта соответствующими сторонами.

Не нужно недооценивать важность фазы инициации. Можно очень легко прийти к мысли, что на этом этапе не делается никакой работы. На самом деле сейчас вы закладываете фундамент для успешного выполнения проекта.

Начните с составления устава проекта, где будут отражены ваши изначальные идеи, а также объем работ по проекту и ограничения.

Когда вы займетесь задачами и сроками, будет очень легко забыть о том, в чем заключается важность проекта. На самом деле четко представляют себе бизнес-цели проекта только 55% участников, преимущественно руководители команд и менеджеры проектов.

В уставе проекта нужно обязательно указать конкретные преимущества для бизнеса, связанные с вашим проектом. Это поможет вам и участникам вашей команды не только нацелиться на достижение целей, но и заранее убедиться, что время не будет потрачено зря.

Составление устава проекта поможет вам предоставить руководителям конкретные факты и получить их одобрение.

Фаза 2. Планирование

Давайте вернемся к примеру со строительством дома. На этапе планирования вы составляете смету и назначаете дату, когда дом будет сдан.

Трудно переоценить важность тщательного планирования, но очень многие команды и компании пропускают этот этап, чтобы сразу приступить к работе. Опрос, проведенный Счетной Палатой США, показал, что 49% из 840 проектов, финансируемых из федерального бюджета, оказались плохо спланированными и/или плохо выполненными.

Таким образом, фаза планирования стоит того, чтобы вложить в нее время и силы. Будьте уверены, это сэкономит вам кучу времени и нервов на последующих этапах.

Коротко об этой фазе

Фаза планирования требует тщательного обдумывания множества элементов, связанных с вашим проектом. В числе прочего это могут быть следующие элементы:

Ключевые роли и сферы ответственности
Показатели успеха
Возможные риски и препятствия, снижающие эффективность
Ожидания в отношении внутрикомандного взаимодействия
Календарный план проекта

Все эти элементы должны быть описаны в подробном плане проекта, который вы представите команде на организационном совещании, а затем станете ссылаться на него на протяжении работы над проектом.

Кстати, об организационном совещании. Оно заслуживает особого внимания, поскольку является одним из важных этапов планирования.

В ходе организационного совещания вы и участники проектной группы должны будете обсудить несколько важнейших элементов плана, в том числе сферы ответственности, рекомендации по организации взаимодействия и критерии успешности проекта. Также можно выяснить, какие программные решения для управления жизненным циклом проекта или другие инструменты вы будете использовать.

Помните, что это совещание не просто дает вам возможность донести до всех свою идею и раздать указания. Выделите время для вопросов и отзывов участников проектной группы, чтобы заранее разрешить любые сомнения и избежать недоразумений. В результате у вас должны сформироваться общие представления о том, как будет выполняться проект.

Фаза 3. Исполнение

Если вернуться к примеру со стройкой, на этом этапе мы мешаем бетон, возводим стены и устанавливаем окна. Во время этой фазы вы воплощаете в жизнь свои планы, закатываете рукава и принимаетесь за работу.

Вам кажется, это легко? Как ни странно, это именно та фаза, когда все может пойти наперекосяк. Планировать действия гораздо проще, чем эти действия выполнять.

Возможно поэтому руководители высшего звена, принявшие участие в опросе Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии» за 2017 год, заявили, что только 60% их стратегических проектов достигают изначально поставленных целей.

Коротко об этой фазе

Организационное совещание (о котором было сказано в предыдущем разделе) знаменует собой начало фазы исполнения. Как только сотрудники выходят из конференц-зала, наступает время браться за работу.

Но помните о том, что ничто не случится само по себе только лишь потому, что у вас есть план. Необходимо убедиться, что каждый участник придерживается этого плана и выполняет свою часть работы.

Сразу же после организационного совещания займитесь распределением дополнительных ресурсов, раздайте указания к действию, ссылки и план проекта, чтобы участники могли сверяться с ним. Воспользуйтесь моментом и не теряйте времени, а сразу приступайте к делу.

Фаза 4. Контроль

Эта фаза обычно совпадает по времени с этапом выполнения проекта. Если вернуться к нашему примеру, пока бригада строителей работает на стройплощадке, вы тщательно следите за ходом работ и заодно сверяетесь со сметой и графиком, чтобы удостовериться, что все идет по плану.

Учтите, что жизненный цикл управления проектом требует определенной гибкости.

Во время фазы контроля могут возникать ситуации, требующие корректировки первоначального плана. Это нормально — именно для этого фаза контроля и нужна!

Коротко об этой фазе

Ваше организационное совещание не должно быть единственным. Оно запускает механизм в действие, но кроме него периодически следует проводить контрольные совещания для мониторинга хода работ и корректировки курса. Кроме того, такие встречи — отличная возможность для оперативного сбора отзывов, чтобы не запускать проблемные или конфликтные ситуации.

Использование платформы управления проектами (такой как Wrike) обеспечивает прозрачность данных о процессе. Этот инструмент позволит вам получать общее представление о ходе выполнения проекта, а также отслеживать отдельные задачи и рабочую загрузку исполнителей, обходясь без лишних совещаний.

Следя за ходом работ, обязательно уделяйте внимание ресурсам (в число которых всходит абсолютно все — от времени до материалов). Выясняйте, выделяются ли они в нормальном объеме или их не хватает. При управлении ресурсами очень важно действовать на опережение, особенно если учесть, что по результатам исследования, проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2018 году, в 21% случаев проекты срываются из-за недостающих или ограниченных ресурсов.

Хотите узнать больше об управлении ресурсами? Получите эту электронную книгу!

Фаза 5. Завершение

Вот и все. Ваш дом построен. Вы убираете строительный мусор, подписываете документы и перевозите мебель.

Фаза завершения — это финал проекта, когда проще не подчищать хвосты, а оставить все как есть. Но последнее впечатление не менее важно, чем первое, и для завершения необходимо выполнить еще несколько действий.

Коротко об этой фазе

Вместо того, чтобы счесть проект «законченным» и умыть руки, во время этой последней фазы стоит позаботиться о паре финальных задач:

Сдача проекта клиенту или команде, которая будет работать с ним дальше
Размещение всех документов и материалов в централизованном хранилище (чтобы обратиться к ним в будущем, если потребуется)
«Разбор полетов», чтобы извлечь полезные уроки из успехов и неудач

И, наконец, не забудьте отпраздновать! Завершение проекта стоило немалых сил, и это достижение, которое нужно отметить. Признание заслуг имеет очень большое значение, особенно когда 54% опрошенных сотрудников считают, что их вклад недооценивают.

Так что закажите пиццу и повеселитесь с коллегами. Вы это заслужили!

Изучите жизненный цикл управления проектом

Когда вы задумываетесь о постройке дома, кажется логичным, что большинство проектов, независимо от их особенностей, выполняются по определенной общей схеме. Точно так же имеется и стандартный порядок управления проектом на протяжении всего жизненного цикла.

Существуют различные модели жизненного цикла проекта, но самая распространенная из них включает в себя пять уникальных фаз:

Инициация
Планирование
Исполнение
Контроль
Завершение (конец жизненного цикла управления проектом)

Что бы вы ни делали — выпускали новую электронную книгу, изменяли процесс адаптации ваших сотрудников или строили дом — на каждом из этапов вы сможете использовать организованный подход к работе, предотвращая проблемы и неприятности и зная, что не пропустите ничего важного.

Хотите перенять полезный опыт у ведущих компаний? Получите эту бесплатную электронную книгу!

Источник

Жизненный цикл проекта (англ. ProjectLifeCycle) — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом Жизненный цикл проекта URL. В рамках методологии Института управления проектами жизненный цикл проекта имеет 5 фаз:

1. Инициация

2. Разработка

3. Исполнение

4. Контроль и мониторинг

5. Завершение

Инициация проекта

Инициация проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

Основными причинами появлениями (источниками идей) проектов являются:

* Высокий спрос;

* Избыток ресурсов;

* Инициатива предпринимателей;

* Реакция на политическое давление;

* Интересы кредиторов.

Примеры причин отклонения проекта:

* Маленький спрос и низкая конкурентоспособность проекта;

* Чрезмерно высокая стоимость проекта (экономическая, экологическая, социальная и др.);

* Отсутствие необходимых гарантий со стороны заказчика проекта;

* Чрезмерный риск;

* Высокая стоимость сырья.

Инициация проекта включает следующие задачи и процедуры:

* Анализ потребности в реализации проекта и его актуальность.

* Сбор информации

* Определение целей и задач проекта

* Стоимость

* Качество

* Риски

* Планирование управления персоналом

* Коммуникации :

-определение базовой документации проекта

-определение требований к коммуникациям

-обоснование и выбор коммуникационных технологий для управления проектом

-оценка альтернатив

Этап инициирования проекта характеризуется большой степенью неопределенности исходных и результирующих данных, возможностью их изменения и ограниченным временем для принятия решения.

Фаза разработки

В этой фазе главным является разработка основных компонентов системы управления проектом, в частности сводного плана проекта. Общее содержание этой фазы: инициация работ фазы; назначение руководителя и формирование команды, в первую очередь ее ключевых членов; установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников; развитие концепции и планирование предметной области и других элементов проекта; разработка сводного плана проекта, который есть ни что иное, как утвержденный документ, используемый для руководства при выполнении и контроле проекта; организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями; организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ; утверждение сводного плана проекта и получение ободрения на продолжение работ.

Фаза исполнения

Содержание данной фазы проекта следует из ее наименования – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Это: организация и проведение торгов, заключение контрактов; полный ввод в действие разработанной системы управления проектом; организация выполнения работ; ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта; ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта; детальное проектирование и технические спецификации; оперативное планирование работ; установление системы информационного контроля за ходом работ; организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе закупками, покупками, поставками; выполнение работ, предусмотренных проектом; руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта; решение возникающих проблем и задач; подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы.

Источник

Определение 1

Жизненный цикл проекта – это последовательность этапов выполнения проекта, которая задается согласно потребностям управления данным проектом.

Жизненный цикл управления проектом состоит из пяти групп процессов управления: инициация проекта, планирование, организация выполнения, контроль выполнения и завершение проекта. Последние, заключающие процессы контроля и завершения можно объединить в одну. Следует рассмотреть перечисленные группы процессов управления детально.

Инициация проекта

Результатом процесса инициации является санкционирование старта проекта. Инициация включает в себя следующие процессы:

Разработка концепции, а именно: анализ потребности в таком проекте, сбор первоначальной информации, установление целей основных задач, анализ возможных альтернатив
Рассмотрение и принятие концепции
Решение о старте проекта – назначение руководителя проекта, решение об обеспечении ресурсами

Планирование проекта

Главным результатом планирования, то есть определения лучшего способа действий для выполнения задач проекта, является так называемый План проекта. Но этап планирование не заканчивается установлением данного плана. В ходе проекта могут происходить различные изменения, как внутренней среды проекта, так и внешней, и такие изменения требуют перепланирования.

Следовательно, стадия планирования может выполняться во время всего жизненного цикла проекта. Планирование проекта состоит из следующих процессов:

Планирование целей проекта
Планирование его содержания
Планирование процессов проекта во времени
Планирование затрат и издержек, которые требует выполнение проекта
Планирование качественной составляющей
Планирование взаимодействия и коммуникаций
Планирование менеджмента рисков

Организация выполнения проекта

Определение 2

Организация выполнения проекта – это процесс гарантирования реализации плана проекта, с помощью выполнения работ и координации участников проектной группы.

В организацию выполнения проекта входят многие процедуры, а именно:

Определение системы отчетности
Разделение обязанности и ответственности между участниками
Организация контроля качества
Организация контроля издержек
Менеджмент проектной группы
Управление изменениями
Риск-менеджмент или действия, направленные на снижение рисков и предотвращение возникновения рисков
Контроль исполнения расписания, установленного для проекта.

Для того, чтобы верно организовать выполнение проекта, руководителю проекта необходимо обладать сильными лидерскими навыками, навыками принимать решения и управлять конфликтами.

Контроль выполнения и завершение проекта

Контроль выполнения проектом выполняется путем сравнения плана с фактическими показателями, а также путем анализа причин отклонений от плана, если такие существует. Кроме того, данный процесс включает оценку возможных альтернатив и коррекции исполнения проекта. Контроль выполнения включает в себя:

Сбор информации о ходе проекта
Анализ положения проекта на определенный момент и сравнение этого положения с плановыми показателями
Прогноз выполнения задач проекта
Принятие решений о корректирующих операциях.

Завершение проекта, в свою очередь, является этапом формального окончания проекта. Завершение включает несколько процедур, а именно:

Передача результатов лицу, являющимся заказчиком проекта
Оценка финансовой составляющей
Отчет по работам проекта и заполнение проектной документации
Роспуск проектной группы
Анализ опыта исполнения проекта
Составление перечня возможных открытых вопросов
Документирование исполнения проекта.

Замечание 1

Таким образом, на фазе завершения проекта происходит архивация различных проектных документов, которые будут полезны для компании при выполнении будущих проектов.

Источник

Проектом в широком смысле слова можно назвать реализацию любой идеи. Строительство дома, открытие новой торговой точки, разработка ПО, заключение контракта – всё это проекты, и для каждого из них характерно наличие жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта – это набор последовательно сменяющих друг друга этапов от инициации (замысла) до завершения. Несмотря на то, что строительство дома внешне мало похоже на заключение контракта, оба этих процесса проходят через одни и те же этапы на пути от старта к финишу. В первую очередь, это касается управления проектами: какая бы у нас ни была инновационная идея, её реализацию можно проводить по тем же самым правилам и с теми же этапами, что и выполнение других проектов.

Именно в этом – большое преимущество проектного подхода к управлению. Поскольку большинство проектов разворачиваются по одинаковому сценарию, удаётся существенно экономить время и силы на организацию управления.

Главные стадии жизненного цикла проекта

Это следующие стадии:

Инициация.
Планирование.
Реализация (исполнение).
Мониторинг и контроль.
Завершение.

Общая логика такова: больше всего ресурсов тратится на третьем этапе (исполнение). В начале и в конце цикла их расход относительно невелик.

Чем мы ближе к началу цикла, тем проще внести изменения. Чем дальше мы продвинулись, тем сложнее становится это сделать.

От того, насколько успешно мы преодолели первые 2 стадии, зависит, сколько ресурсов будет в итоге потрачено и насколько удачным окажется результат.

Коротко разберём каждую из стадий.

Инициация

На этом этапе выдвигается идея, происходит её обоснование, начинается исследование: насколько возможна её реализация, какие потребуются ресурсы и в каком количестве.

Например, перед строительством дома выполняется исследование рельефа, грунта, чтобы определить: можно ли строить на этом месте; происходят юридические изыскания, чтобы выяснить, кому принадлежит земля. Параллельно выполняется расчёт: сколько нужно времени, денег, рабочих, чтобы построить дом в запланированный срок.

Примечательно, что на этом этапе старт ещё не дан. Если выяснится, что затраты слишком большие, или грунт не подходит для строительства, проект будет свёрнут уже на стадии инициации. И этот расклад намного лучше, чем начать реализацию, а потом столкнуться с непреодолимыми проблемами. Вот почему этап инициации не нужно стремиться преодолеть быстро.

Планирование

Принципиальное отличие от инициации в том, что старт уже дан. Настало время определить даты начала и завершения, подготовить проектные документы, назначить ответственных лиц, составить план работ.

Планирование можно считать завершённым, когда план составлен, а каждый исполнитель получил конкретное, понятное ему задание, лимит времени и необходимые ресурсы.

Реализация, контроль и мониторинг

Эти этапы объединены, поскольку они протекают одновременно.

Теоретически реализация – самый простой этап. План готов, ресурсы и исполнители имеются. Требуется лишь следить, чтобы наш дом строился в соответствии с графиком и сметой. Основное внимание уделяется именно контролю.

На практике не всё так просто, поскольку в процессе исполнения изначальный план почти всегда подвергается изменениям. Например: дом решили строить из материалов А, Б, В, но пока строили, материал Б сильно подорожал, а В оказался некачественным. В итоге дом был построен из материалов А, Г, Д. Или же мы начали делать дизайн сайта по утверждённому плану, но заказчик вмешался в процессе работы, внёс новые требования, и план пришлось изменить.

К таким корректировкам нужно относиться спокойно, они почти неизбежны. Однако в начале жизненного цикла (первые 2 стадии) стоит это учитывать и закладывать в план возможность его изменения, чтобы он был достаточно гибким.

Завершение

Последний этап включает в себя не только празднование успеха. Результат нужно сдать: дом – приёмной комиссии, новый филиал – назначенному руководителю, сайт – заказчику. Сдача предполагает устранение недостатков, предоставление всех доступов и правоустанавливающих документов. Документы, имеющие отношение к проекту, нужно собрать и отправить в архив на длительное хранение.

Каждый проект даёт работавшей над ним команде новый опыт. по завершении жизненного цикла выполняют анализ проделанной работы, удачных и неудачных решений, чтобы сделать выводы на будущее.

Чем полезна автоматизация управления жизненным циклом проекта?

Проектный подход предполагает, что каждый проект в своём жизненном цикле проходит определённые этапы. А это хорошо коррелирует с идеей бизнес-процесса.

Автоматизация управления жизненным циклом с помощью BPM-систем имеет ряд преимуществ.

Формализация. Можно составить полную схему проекта от начала до конца, включив в неё все этапы, а затем – ответственных лиц.
Унификация. Один созданный бизнес-процесс становится маршрутом, по которому проходят десятки и сотни конкретных проектов. И хотя каждый из них наверняка будет иметь индивидуальные черты, но зато создание единой схемы поможет не уделять много внимания рутинным и повторяющимся операциям.
Автоматическая смена стадии. При создании бизнес-процесса настраиваются условия перехода между стадиями (этапами). Как только все условия выполнены, происходит переход: задействуются новые исполнители, которые сразу получают свои задачи. Это значительно ускоряет процесс.
Удобный мониторинг. BPM-система позволяет видеть, на каком этапе сейчас находится каждый из проектов (нередко несколько проходят одновременно). Появляется возможность следить, где чаще всего возникают проблемы, и находить их причины. Также система помогает контролировать остатки ресурсов, что особенно важно, если похожие проекты, протекающие одновременно, потребляют одинаковые ресурсы. Это позволяет “работать на опережение” и избегать задержек.

Попробуйте BPM-решение на базе Low-code платформы Comindware Business Application Platform. Такое решение можно сначала использовать для автоматизации какого-то одного процесса, для чего потребуется 1 бизнес-аналитик и пара часов времени, а затем масштабировать.

Закажите демо, чтобы решить, подходит ли это для вашего бизнеса.

Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник