Этапы цикла управлением персонала
Этапы управления персоналом – это путь к повышению эффективности управления организацией, судьба которой напрямую зависит от людей, которые в ней работают. Мало того, организация – это и есть совокупность людей, объединенных одной целью и связанных в единое целое механизмами и инструментами управления.
Процесс управления всегда непрерывен и цикличен. В противном случае управляемая система долго существовать не сможет. Он состоит из решений, действий, предмета, средств и конечного продукта. Цикличность в сфере управления проявляется в едином алгоритме выявления проблем и достижения рабочего результата.
Управление персоналом на крупном предприятии представляет собой сложную систему, призванную поддерживать функционирование вертикальных и горизонтальных взаимосвязей и постоянно оптимизировать дифференциацию труда. Эта система должна обеспечивать эффективность труда сотрудников, что достигается с помощью реализации принципа «каждый работник должен быть на своем месте».
Выполнение такого простого принципа – задача не простая, поскольку требует совмещения интересов предприятия с интересами, возможностями и компетенциями персонала. Основные этапы развития управления персоналом как раз и направлены на формирование системы совмещения необходимого и возможного.
Этап первый: планирование потребности организации в персонале
Планирование персонала может быть разделено на стратегическое и текущее. Стратегическое осуществляется на первых стадиях формирования организации и ее дальнейшего развития в периоды изменения стратегий. Текущее – это постоянный маневр в условиях стабильной работы организации.
Планирование потребности организации в персонале начинается с создания технико-экономического обоснования функций различных категорий персонала. Каждой функции должна соответствовать определенная компетенция, в которую входят: профессия, требуемый уровень квалификации, полномочия.
Численность персонала закладывается в планы, исходя из стандартных нормативов по аналогии с работой подобных организаций или из возможности человека данной квалификации произвести ту или иную работу в единицу времени.
Как правило, при стратегическом планировании развития предприятия и персонала составляется программа кадрового обеспечения, которая включает в себя различные фазы становления и развития системы управления персоналом. В ней должны учитываться основные процессы возможной динамики кадрового состава: выбытие части персонала на пенсию, текучесть по внешним причинам, истечение срока действия договора найма, изменения в стратегии производства и т.п.
Этап второй: набор персонала по компетенциям
Данный этап представляет собой реализацию планов организации. Это процесс совмещения желаемого с возможным.
Любой наем персонала заключается в отборе кандидатов в соответствии с их квалификацией, а также в создании резерва кандидатов. Этот резерв является тем запасом, из которого организация может отбирать сотрудников на вакантные должности.
Наем персонала – процесс постоянный. Персонал может привлекаться извне, а может перераспределяться внутри организации. Привлечение специалистов извне осуществляется по объявлениям, с помощью процедуры конкурсного отбора, за счет поиска молодых специалистов в вузах и т.п.
Наем персонала – это взаимное знакомство человека и организации.
Суть отбора состоит в том, чтобы найти такого человека, который отдавал бы организации с максимальной эффективность свои силы, знания, умения и эмоции. В свою очередь, каждый человек, нанимаясь на работу в новую для него организацию, надеется, что в ней будут созданы все условия для того, чтобы он смог реализовать свой потенциал. По этой причине свои возможности и потребности демонстрируют в равной степени как работник, так и работодатель.
Этап третий: управление трудовым поведением
Несмотря на то, что этот этап стоит третьим в алгоритме управленческих действий, работа с персоналом – процесс постоянный. Он начинается с момента набора основного персонала и не заканчивается до тех пор, пока организация существует.
Основные составляющие управления трудовым поведением сводятся к следующему:
- создание стимулов и мотиваций эффективного труда;
- формирование организационной культуры;
- мониторинг конфликтных ситуаций;
- профилактика и разрешение конфликтов.
Этап четвертый: формирование организационно-правовой основы процесса управления персоналом
Эта основа слагается из:
- правового регулирования трудовых отношений;
- адекватного распределения функций персонала;
- обеспечения постоянных производственных связей и отношений;
- формирования собственной кадровой политики;
- проведения статистического мониторинга кадрового состава в динамике;
- формирования идеальной для данной организации модели системы кадрового обеспечения .
Формирование организационно-правовой основы управления персоналом позволяет на законном основании поддерживать баланс между интересами работодателя и работника. Соблюдение норм и правил, адаптированных для данной организации, является гарантом минимизации конфликтов между субъектами производства. Кроме того, хорошо налаженная система обеспечивает своевременное и безболезненное включение кандидата в производственный процесс и в трудовой коллектив.
Совершенствование системы управления персоналом обеспечивается постоянным мониторингом и периодическим аудитом. Мониторинг позволяет выявлять возникающие проблемы функционирования. Аудит направлен на выявление соблюдения законности действий работодателя по отношению к работникам, а также на соответствие внутреннего распорядка и условий труда государственным и ведомственным стандартам. Конечной целью аудита является разработка мер по совершенствованию управленческой системы, приведения документации в соответствие с предъявляемыми требованиями, обеспечение согласованности действий всех структур организации.
Этап пятый: обеспечение процесса использования персонала
Люди в любой организации являются главным средством производства, которое необходимо использовать рационально и эффективно. Это обеспечивается с помощью:
- определения диапазона функциональных обязанностей сотрудников;
- выявления компетенций персонала в соответствии с их функциями;
- адаптации персонала к условиям производства данной организации;
- обеспечения условий для эффективного и безопасного труда.
Главным условием создания дееспособного коллектива является формирование прозрачной и справедливой системы материального и нематериального мотивирования труда. Люди на предприятии работают за заработную плату, и ее размеры являются самым сильным стимулом хорошей работы. Однако человек – это не банковский автомат, он должен получать удовольствие от того, что он кому-то нужен и для кого-то ценен. Часто моральное поощрение работника успешно конкурирует с материальным. Гибкое сочетание того и другого создают тот самый благоприятный рабочий климат, который заставляет работника отказываться от более выгодных предложений и оставаться в хорошем коллективе и при хорошем начальстве.
Этап шестой: совершенствование кадрового обеспечения работы учреждения
Система управления персоналом только тогда может считаться созданной, когда постоянно работает служба повышения квалификации специалистов. Она заключается в стимулировании получения образования разного уровня – от курсов повышения квалификации до получения второго высшего образования, которое больше соответствует выполняемым функциям.
К понятию совершенствования кадрового обеспечения может быть отнесено и стимулирование освоения смежных профессий, новых для работника технологий, приобретение навыков работы на разном оборудовании. Это позволяет обеспечить бесперебойную работу предприятия в кризисы и периоды смены стратегии, а также минимизировать риски кадрового голода специалистов дефицитных профессий.
Таким образом, этапы процесса управления персоналом представляют собой стадии формирования устойчивой системы управления организацией и создания механизмов, обеспечивающих ее длительное и эффективное функционирование.
Источник
Цикл менеджмента или круг менеджера — это основа управленческой деятельности именно с цикла менеджмента стоит начинать изучать методы управления персоналом. Согласно циклу менеджмента – управление людьми это циклический процесс. При этом можно выделить основные функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль. Любая из этих функций необходима для осуществления процесса управления и невыполнение одной из них прерывает цикл и не гарантирует достижение запланированного результата.
Данный процесс не спроста называется циклом, дело в том что, пройдя путь от планирования до контроля, начинается новый цикл. А результаты контроля используются для планирования нового цикла. Любой, даже самый простой процесс требует правильного планирования. Когда вы спланировали работу необходимо организовать её выполнение. От мотивации напрямую зависит выполнение или невыполнение работу. И только по результатам контроля можно понять смогли вы достигнуть нужного результата, кроме того результаты контроля будут необходимы для правильного планирования дальнейших работ.
Необходимо сразу отметить, что функции цикла менеджмента накладываются друг на друга. Например, контроль нужно тоже организовать и спланировать, а не поставив план не возможно контролировать полученный результат.
Планирование
Функция планирования – это выбор целей, определение ресурсов и сроков, для достижение выбранной цели и составление последовательности действий для достижения необходимого результата. Чем лучше спланировано мероприятие, тем проще будет достигнуть цели. В зависимости от уровня менеджмента существует три вида планирования:
- Стратегическое планирование.
- Тактическое планирование.
- Оперативное планирование.
Чем выше уровень управления, тем на более долгий срок делается планирование. Стратегическое планирование составляется на годы и десятилетия. В нём определяются основные цели компании, а так же глобальные и локальные планы. Стратегия – оптимальный набор правил и приемов, которые позволяют реализовать миссию, достигнуть глобальных и локальных целей фирмы.
Все эти типы планирования образуют общую систему и сливаются в общий план, чаще можно услышать формулировку – бизнес план функционирования организации. Чем больше стратегический план тем больше будет тактического и ещё больше оперативного планирования.
Организация
Функция организации – это создание условий работы для сотрудников в которых они будут наиболее эффективны выполнять поставленные цели и задачи. Чем качественнее организован процесс тем быстрее и качественнее он выполняется. Для эффективной организации необходимо предоставить работнику все необходимые ресурсы для выполнения своей работы. По мимо этого в функции организации входит налаживание коммуникаций между отделами и структурными подразделениями компании.
Мотивация
Функция мотивации – это комплекс мероприятий нацеленных на побуждение человека к выполнению работы и продвижения к конечной цели. Мотивация бывает материальная (ЗП, надбавки, компенсации, подарки и т.п.) и нематериальная (устное поощрение, грамоты и т.п.) Мотивация и стимулирование персонала побуждает сотрудников выполнять работу, для того чтобы работник что-то начал делать ему нужно пообещать денег, а для того чтобы человек вложил душу в работу нужно сделать намного больше.
Контроль
Функция контроля – это управленческая деятельность, направленная в сравнении плановых результатов с фактическими. Контроль сотрудников осуществляется либо за счет наблюдения за персоналом, либо с помощью просмотра отчетных показателей (KPI показатели, время прихода ухода сотрудников и т.п.) Для контроля проводятся специальные мероприятия, например: аттестация, проверка тайным покупателем, разнообразные чек-листы и многое другое. Результаты контроля служат для составления планирования, и корректировки принятых решений.
Можно выделить три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Все выше приведенные функции ежедневно выполняются любым управленцем и качество их выполнения является показателем квалифицированности менеджера, на нашем сайте о продажах можно найти массу материалов по функциям менеджмента. Выполняя цикл менеджмента руководитель всегда придёт к поставленной цели и чем качественнее выполняется каждая функция цикла, тем меньше затрат понесет компания. Не качественное выполнение цикла влечет за собой дополнительные временные и материальные затраты.
Литература по циклу менеджмента
Любой уважающий себя менеджер должен прочитать данные книги. Почему? Прежде всего, потому что управленец должен быть эрудированным человеком. Я указал их всего 4, по моему субъективному мнению они самые значимые. Хотя все они являются бестселлерами, поэтому в своём мнении я не одинок. Респект тем, кто порекомендует интересные книги в комментариях к данной статье.
Источник
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
ТОП-5
ключевых отчетов
в компании
Управление любой структурой состоит из определенного порядка действий – руководитель ставит цели, принимает решения, делегирует полномочия и т. д. В менеджменте процесс управления разбивается по определенным признакам на группы действий, которые называют функциями управления. Повторение этих функций в заданном порядке формирует управленческий цикл.
Что понимают под циклом управления
Управленческий цикл – это модель, которая описывает процесс менеджмента как цикл из повторяющихся этапов, направленных на получение результата. Было разработано множество различных моделей управленческого цикла, но наибольшее признание получила модель Файоля благодаря своей универсальности. Четыре общих функции управления, из которых он состоит, присутствуют в любом виде управления компанией. Это планирование, организация, мотивация и контроль.
В начале цикла управления выясняется проблема или ставится задача, а завершается он получением результата. И снова все действия повторяются, а частота повторения зависит от типа управления. К поставленной цели может привести как прогон одного цикла, так и несколько его итераций.
Циклические процессы помогают выявлять общие взаимосвязи, характерные особенности и закономерности, которым подчиняются процессы. На этом основано использование планирования и прогнозирования в управлении.
При рассмотрении понятия «управленческий цикл», выделяют его основные характеристики: период (время одной итерации), действия (отдельные части цикла) и процедуры (определенный порядок действий).
Функций управления всего четыре, а этапов управленческого цикла больше, потому что для реализации каждой функции требуется обычно несколько шагов.
Из каких этапов состоит
Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:
- Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей. Цели изначально должны быть поставлены на уровне предприятия и включать такие понятия как миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Все цели компании, включая долгосрочные и краткосрочные, схематично можно представить в виде дерева, которое отображает детализацию стратегий для каждого уровня управления. Для достижения целей используется метод декомпозиции (разделение крупной цели на более мелкие).
- Проведение диагностики. Включает первоначальное накопление и обработку информации, анализ данных и оценку обстоятельств. Данные могут передаваться свыше или собираться самостоятельно. На этом этапе изучаются основные факторы, которые могут повлиять на получение результата.
- Составление прогноза. С помощью научных методов разрабатываются возможные сценарии развития и временные интервалы деятельности объекта управления. На основании прогноза руководитель принимает решение.
- Управленческие решения. Одна из главных задач менеджмента и самый сложный этап цикла управления. Решение принимается руководством и доводится до исполнителя с помощью постановки задачи. Ставится конкретная цель. Управленческое решение направлено на ликвидацию разрыва между плановым и действительным состоянием объекта.
- Планирование. Проводится на основании прогноза, подчиняется цели и учитывает принятое управленческое решение. Представляет упорядочение во времени действий, исполнителей и всех ресурсов для достижения заданной цели и решения поставленной задачи. Если коротко, то это создание системы мер для получения результата.
- Организация в смысле процесса. Создание определенной структуры взаимоотношений, постановка задач каждому сотруднику, формирование отделов и подразделений компании согласно выполняемых функций и компетентности персонала.
- Мотивация и стимулирование персонала. Выделена отдельным этапом, но присутствует в той или иной степени в составе каждого этапа. Служит для активации исполнителей. Способна создать условия для эффективного выполнения работ и получения результатов с помощью воздействия на сотрудников. Используются знания об истинных мотивах поведения персонала и применяются наиболее уместные способы воздействия.
- Мониторинг и анализ деятельности (контроль). Проверяется правильность выполнения задач. Изучаются отклонения фактических результатов от плана, их причины, периодичность или случайность. Может присутствовать как в конце цикла, так и в составе любого цикла в качестве текущего контроля.
Этот алгоритм управленческого цикла показывает, где находится каждый этап и его функцию в общей системе управления. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления.
Общие функции управления компанией
Все функции управления компанией можно разделить на две категории – общие и специальные. Первая группа присутствует в управленческом цикле каждой компании, а вторая состоит из специфических функций и зависит от сферы деятельности предприятия.
Управление компанией – это цикл из поочередной работы общих функций (планирования, организации, мотивации, контроля). Каждая функция выполняет свою роль в организации управления, и отсутствие хотя бы одного звена цепи, или ошибки при его реализации, могут привести к прерыванию общего цикла. Есть еще функция координации, которая необходима для успешной работы любого из этапов. Функции не имеют четких границ, они могут частично пересекаться.
Планирование
Эта функция помогает компании выставить цели, а также определить порядок действий и нужные средства, чтобы их достигнуть. Планирование – это курс, который компания принимает для движения к поставленной цели. Есть философское высказывание – если не выбрал берег, к которому плывешь, то и попутного ветра тебе не видать.
В зависимости от уровней, выделяют несколько направлений планирования:
- Стратегическое. Общая стратегия включает правила, которые используются компанией для достижения как глобальных, так и более мелких целей. Планирование на этом уровне определяет поведение компании в своем рыночном сегменте. Практически это может быть решение о диверсификации компании, внедрении нового ассортимента и инноваций.
- Тактическое. Определение промежуточных целей и разработка планов по их достижению.
- Оперативное. Разработка повседневных тактических задач для каждого менеджера.
Эти три направления планирования входят в общие планы компании.
Основные задачи, которые решаются в период планирования, направлены на поиск альтернатив и доказательств оптимальности сделанного выбора.
Организация
Благодаря этой функции формируется структура компании, организовывается деятельность сотрудников, определяется роль каждого сотрудника в системе. Подбираются ресурсы, которые создают базу для жизнедеятельности предприятия (оборудование, персонал, конкретные задания). Распределяются задания между отделами/сотрудниками и устанавливаются связи для их взаимодействия. Главная цель организации – внедрение разработанных планов в бизнес-процессы.
Мотивация
Мотивация служит в качестве стимула для сотрудников, приближает их к выполнению планов и содействует движению к поставленной цели. Применяются различные виды стимулов, в том числе материальные, моральные и социальные. Выбор вида мотивации зависит от конкретной ситуации.
Контроль
Это вид деятельности руководителя, который состоит из проверки и сравнения бизнес-процессов по типу план/факт. Для осуществления контроля используется наблюдение, проверка, учет и анализ всех направлений деятельности. Контроль бывает трех видов:
- предварительный. Выполняется своего рода сверка – правильно ли сотрудники поняли задачу;
- текущий. В процессе выполнения работ по задаче делают контрольные срезы;
- итоговый. Проверяются все разделы сделанного задания. Может выполняться перед отправкой отчетов.
На всех этапах цикла управления нужно выполнять корректирующие действия, которые могут потребовать подробного анализа причин отклонения от поставленной задачи. После коррекции часто следует перенаправление деятельности на один из предыдущих этапов.
Специальные функции
Специальные функции управления показывают специфику бизнеса. К ним относят такие направления как маркетинг; управление производством, инновационной деятельностью, научными исследованиями, закупками, финансами, строительством, сбытом и т. д.
Рассмотрим специальные функции в сфере торговли:
- торгово-оперативные. Они сконцентрированы в аппарате управления компании и включают организацию движения товара, управление остатками, формирование спроса;
- регуляторные. Заключаются в планировании основных бизнес-показателей (продаж, прибыли), обучении персонала и анализе результатов работы компании;
- вспомогательные. Обеспечивают необходимые ресурсы для работы всех подразделений (транспортные, оснащение торговых точек, хозтовары и т. д.);
- маркетинг. Предусматривает изучение спроса и потребностей покупателей, расчет допустимых пределов цен на товары, рентабельности, чистой прибыли и издержек. Занимается поиском наиболее эффективных каналов сбыта;
- инновации. В торговле эта функция направлена на повышение качества оборудования, оптимизацию складов и торговых точек, улучшение условий труда сотрудников.
Распространенные ошибки в цикле управления (примеры)
На практике управленческий цикл может нарушаться, что негативно отражается на общей деятельности компании. Рассмотрим, какие ошибки в управлении допускают компании и как это влияет на результат.
- Локальное планирование – составление планов для отдельных направлений/отделов и отсутствие глобальных планов. Например, в планировании продаж учитывается только себестоимость продукта без затрат на обслуживание, продвижение, документооборот. Результат – несоответствие планируемой и фактической прибыли.
- Устаревшая оргструктура компании не соответствует настоящим запросам бизнеса. Для замены структуры нужны время и средства, плюс даже после внесения изменений проявляется инерция старых процессов.
- Отсутствие планов дезориентирует персонал, потеря целей приводит к полному застою в компании;
- Недостаток контроля приводит к срыву планов, падению дисциплины, перерасходу средств и др.;
- Выборочный неполный анализ не показывает реальную картину и не дает адекватную оценку полученных результатов, а тем более перспектив.
Рассмотрим пример из практики. Отсутствие комплексного плана в успешной оптовой компании привело к лишним затратам при возникновении, казалось бы, положительной ситуации. Коммерческий директор обещал перевыполнить план продаж на 20 % и сдержал обещание. Только при этом не учли ограниченность складских ресурсов. Проблема была решена, но за счет завышенных финансовых затрат и дополнительных моральных издержек.
Если правильно следовать всем этапам и функциям цикла управления, вы всегда получите запланированный результат с наименьшими затратами.
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
Шаблон проведения
утреннего собрания
в отделе продаж
Источник