Інформаційна потреба та інформаційний цикл
При роботі з інформацією (особливо з документальної) важливого значення набуває проблема визначення споживача (дослідника) і задоволення його потреб.
Інформаційною потребою (ІП) називають усвідомлену необхідність у знаннях або, іншими словами, усвідомлення недостатності наявних знань.
При виявленні інформаційних потреб слід враховувати: тип інформації (тематика, види документів), якість і кількість інформації (достовірність, повнота, ненадмірність, надійність інформаційних джерел), способи подання інформації споживачу (усно, на екрані, оригінал, копія, інформаційне видання, мікрофільм і т.п.), строки подання з урахуванням мінімізації розриву між появою, опублікованому інформації та доведенням її до споживача.
Для виявлення та забезпечення інформаційних потреб необхідна система інформаційного обслуговування з відповідною організацією інформаційних потоків.
Інформаційні потреби залежать від різних об’єктивних і суб’єктивних факторів. Розрізняють суб’єктивні ІП, які визначаються думкою та вимогами споживача, його уявленнями, знаннями, умінням сформулювати запит і потреби в об’єктивно необхідної інформації, і потреби в об’єктивно необхідною інформацією, яка повинна бути пов’язана із завданням, проблемою, яку досліджує споживач відповідно зі своїми службовими обов’язками, зокрема, в системі управління підприємством (організацією).
При виконанні професійних обов’язків виникають потреби в поточній і ретроспективної інформації, вузько-і шірокотематіческой інформації, галузевий, міжгалузевий, правової, нормативної та інших видів інформації.
Для більш ефективної організації інформаційного обслуговування необхідно враховувати принципову особливість – суб’єктивізм і неадекватність вираження інформаційних потреб. Іншими словами, інформаційна потреба суб’єкта визначається ступенем розуміння поставлених перед ним завдань і знанням можливостей систем інформаційного обслуговування.
Вивчення запитів споживачів інформації є першочерговим завданням науково-інформаційної діяльності. Завдання це є досить складною, оскільки споживачі, як правило, не вміють чітко сформулювати свої потреби, і вони уточнюються в міру роботи з одержуваної інформацією.
Існуючі методи вивчення інформаційних потреб ділять на дві групи:
- • непрямі, або документальні, що базуються на аналізі документальних джерел (карт зворотного зв’язку, запитів споживачів інформації тощо незалежно від того, запросили чи їхні фахівці);
- • прямі, пов’язані з участю споживача інформації, вивченням завдання, проблеми, об’єкта, конкретної ситуації, які дозволяють виявити потребу в об’єктивно-необхідної інформації конкретних споживачів.
Прямі методи зазвичай реалізуються за допомогою анкетування, інтерв’ювання та інших експертних методів. З їх допомогою вивчають не стільки інформаційні потреби, скільки уявлення суб’єкта про ці потреби. Використання прямих методів дозволяє не тільки забезпечити інформаційну підтримку членів колективу, а й визначити, яка саме інформація потрібна кожному для виконання своїх обов’язків.
У той же час слід мати на увазі, що рішення, прийняті на основі експертних оцінок, засновані на суб’єктивних думках експертів і далеко не завжди дозволяють визначити істинні інформаційні потреби.
Застосування непрямих методів пов’язане з вивченням предметної області і функціонально-посадових обов’язків фахівців. Тут широко використовуються методи аналізу систем, що базуються на аналізі структури цілей і функцій діяльності споживача інформації, а також методи математичного моделювання.
В результаті формується інформаційна модель, що відображає потенційні інформаційні потреби і дозволяє організувати інформаційне обслуговування у процесі управління предметною областю.
Проблема вивчення інформаційних потреб і запитів споживачів інформації може вирішуватися на основі статистичних досліджень інформаційних потоків, вивчення їх закономірностей (див. Гл. 7), таких як експериментально відкритий закон рангового розподілу Дж. Ціпфа, теоретично уточнююче його закон Б. Мандельброта, закономірності впорядкування параметрів документальних інформаційних потоків С. Бредфорда, Б. Вікері, закономірність концентрації-розсіювання, досліджена стосовно до проблем визначення інформаційних потреб В. І. Горькову і т.п.
Перспективним представляється визначення запитів споживачів на основі структуризації цілей і функцій діяльності керівників (при обслуговуванні в режимі ДОР) або фахівців (обслуговуваних в режимі ПРИ).
Для вирішення проблеми забезпечення інформаційних потреб в теорії науково-інформаційного пошуку запропоновані різні види інформаційного обслуговування: регламентне обслуговування за стандартними запитам (СЗ), виборче розподіл інформації (ІРІ), диференційоване обслуговування керівників (ДОР), ретроспективний пошук (РП) по довільним запитам.
Доступ до науково-технічної інформації – вид інформаційних послуг, інформаційного обслуговування, існуючого ще до появи електронної обчислювальної техніки.
Механізація і автоматизація доступу до НТІ почалася в 1970-і рр. При цьому стали розрізняти бібліотечну інформацію, орієнтовану на широке коло читачів, і спеціальну науково-технічну інформацію, яку збирають, формують довідково-інформаційні фонди і надають фахівцям особливі, відокремлені від бібліотек, створювані на підприємствах і в організаціях підрозділи – відділи науково-технічної інформації (ОНТИ) або бюро технічної інформації (БТІ).
В даний час інформаційне обслуговування (сервіс) являє собою область професійної діяльності, що забезпечує пошук, обробку, оформлення та поширення інформації.
У процесі розвитку системи інформаційних комунікацій сформувалися три види інформаційного обслуговування: документальне, фактографічне і концептографіческого.
Документальне обслуговування суспільства і різних його інститутів, у тому числі науки, техніки та економіки, традиційно забезпечувалося науково-технічною інформацією. Сутність його полягає в тому, що інформаційні потреби задовольняються шляхом надання
документів, відомості з яких споживач витягує самостійно. Розвиток цього виду обслуговування зробило доступним масовому споживачеві не тільки друковані та машинозчитувані документи, а й бази даних різних видів і найменувань.
Подальше вдосконалення ІТ дозволило перейти до фактографічних інформаційного обслуговування. Його основу складає надання споживачеві відомостей (даних, фактів) відповідно до його запиту. Це більш складна форма організації обслуговування. Для формування і реалізації запиту потрібно знати характеристики об’єкта пошуку, зв’язки між ними, тобто необхідно безліч відомостей, що дозволяють сформулювати запит і зрозуміти його.
Розрізняють два види фактографічного обслуговування: інформаційно-пошукове та інформаційно-вирішальне.
У першому випадку виконується лише пошук інформації за заданими характеристиками; у другому забезпечується надання інформації про об’єкт, одержуваної в результаті роботи алгоритмів перетворення даних.
Необхідність інтерпретації, аналізу, реферативної обробки отриманих відомостей (даних), наявність величезних обсягів інформації привели до виникнення і розвитку концептографіческого інформаційного обслуговування. Воно передбачає надання споживачеві так званої ситуативної інформації: інтерпретації даних, оцінки, рекомендації, прогнози, реферативні огляди, рецензії, переклади з іноземних мов і т.д. Іншими словами, здійснюється надання інформації, якою в явному вигляді в документах і базах даних може і не бути. Така інформація може бути отримана на основі аналітико-синтетичної обробки науково-технічної інформації або на основі аналізу та обробки (на основі моделей прийняття рішень, моделей прогнозування тощо) фактографічної інформації. Концепт-графічне обслуговування можна розглядати як форму інтерпретованого документального та фактографічного обслуговування або як різновид наукової діяльності в галузі інформаційного аналізу.
Існують різні види документального інформаційного обслуговування. Основними можна вважати наступні:
• регламентне обслуговування у формі підготовки та видання оглядових і реферативних інформацій, бібліо
графічних покажчиків тощо, або обслуговування за стандартними запитами;
- • оповіщення окремих фахівців (абонентів) про поточні публікаціях, що представляють для них потенційний інтерес шляхом виборчого (адресного) розподілу інформації (ІРІ) по “профілям інтересів”, сформульованих споживачами, або диференційованого обслуговування керівників (ДОР) по мірі надходження інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень;
- • ретроспективний пошук, тобто відшукання документів, в яких знаходяться відомості по конкретних запитах, в масиві всіх накопичених джерел інформації, що може здійснюватися або у формі підготовки тематичних добірок, або в оперативному режимі.
Поряд з основними пропонувалися більш повні класифікації видів обслуговування. Зокрема, в 114, с. 2 471 наводиться узагальнена класифікація за кількома ознаками (табл. 6.3).
Таблиця 6.3
Види інформаційного обслуговування
Ознака класифікації | Вид обслуговування |
За джерела ініціативи |
|
За типами документів |
|
По спрямованості або адресності |
|
За періодичністю або терміновості |
|
За способом доведення документів до споживача |
|
За призначенням, цілі |
|
Источник
Інформація – інформування, повідомлення про будь-що, про будь-який факт, явище тощо, роз’яснення чого-небудь. А взагалі інформація – це сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси і явища, що їх певна система сприймає (збирає, зберігає, обробляє) від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище – систему (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація) і використовує для визначених цілей, в тому числі і для менеджменту.
Для підприємства (виробничого об’єднання, акціонерного товариства, фірми, банку, установи тощо), тобто для будь-якого організаційно-економічного і соціального об’єкта при ринковій економіці інформація має виняткове значення, адже будь-яка діяльність цього об’єкта базується на знаннях конкретної ситуації, що складається як на ринку товарів, послуг, робочої сили, засобів виробництва, грошей тощо, так і в самому підприємстві. Йдеться про керівників і фахівців – менеджерів, які пов’язані з конкретним управлінням і не можуть обходитися без вірогідної зовнішньої та внутрішньої релевантної (relevant – те, що стосується даної справи) інформації при виробленні й прийнятті тих чи інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення виробничої, господарської, збутової та іншої діяльності керованого ними об’єкта управління.
Відсутність необхідної інформації, використання неточних або неактуальних даних можуть призвести до серйозних економічних прорахунків. Тому метою використання інформації є зменшення невизначеності в процесі вироблення й прийняття управлінських рішень.
Для того щоб піднести оперативність і поліпшити якість управління, а також постійно вдосконалювати методи управління, потрібно своєчасно забезпечувати менеджерів різних рівнів об’єктивно необхідною (релевантною) інформацією, яка давала б змогу оцінити зовнішнє і внутрішнє середовище.
У науковій літературі потреби розглядаються подвійно.
З одного боку, вони трактуються як ставлення людини до об’єктивних (матеріальних) чинників природи, які забезпечують її життєдіяльність. З іншого – як такі, що характеризують суспільні відносини з позицій мотивації.
Управління організаційно-економічним (соціальним) об’єктом, як відомо, являє собою процес, що складається із взаємопов’язаних та взаємозалежних елементів. Якщо в основу покласти системний підхід, то такими структурними елементами є керівна, керована та інформаційна системи. Взаємозв’язок між керівною системою – суб’єктом управління – і керованою системою – об’єктом управління – здійснюється через інформаційну систему.
Одним з центральних понять інформаційної науки і практики є поняття інформаційної потреби. В загальному значенні під інформаційною потребою розуміється необхідність в інформації, що вимагає задоволення і виражається в інформаційному запиті.
Численні дослідження інформаційних потреб, які здійснюються науковцями різних країн світу, спрямовані на вирішення наступних завдань:
- 1. встановлення причин виникнення потреб;
- 2. чинники, що на них впливають;
- 3. властивості інформаційних потреб;
- 4. шляхи виявлення інформаційних потреб і приведення їх до вигляду, придатного для пошуку документів або фактичних відомостей.
Інформаційна потреба – це потреба особистості в інформації. Отже, першою особливістю інформаційної потреби є те, що першопричиною її появлення постає недостача знань. Інформація, яка вимагає задоволення, представлена в інформаційному запиті. Наприклад, планування дальньої поїздки формує інформаційну потребу познайомитися з авіаційним розкладом. Таке знайомство може бути виконано в різній формі – по телефону, безпосередньо в квитковому агентстві в діалозі з фахівцем, шляхом аналізу розкладу в друкованому вигляді або в результаті його пошуку у всесвітній мережі. Проте при всій відмінності форм задоволення інформаційної потреби сама вона залишається тією ж.
Треба зазначити, що після того, як вибраний потрібний рейс і куплений квиток, інформація втратила свою цінність для нас, не переставши при цьому залишатися цінною для інших потенційних споживачів. Це властивість повної втрати цінності інформації (її споживної вартості) для даного споживача в даний момент, є важливою особливістю інформаційної потреби, яка істотно відрізняє її від інших видів потреб людини. Одна і та ж інформація може знову стати предметом споживання, якщо вона буде пред’явлена іншому споживачу, якщо перед тим же самим споживачем виникне інша задача, а також якщо збільшиться запас його знань, який дозволить розпізнати в цій інформації нові аспекти.
Таким чином, інформаційні потреби мають суто індивідуальний (персональний) характер. Вони залежать не тільки від особливостей вирішуваних задач, але також від психологічних, освітніх і інших особистих особливостей особи, яка ухвалює рішення. І хоча при вивченні інформаційних потреб їх носіїв об’єднують в групи і категорії, все ж таки творці інформаційних систем прагнуть того, щоб їх користувачі мали якомога менше обмежень у виразі своїх смаків і переваг [3].
З моменту виникнення у людини інформаційної потреби він починає оцінювати інформацію під кутом зору цієї потреби, розділяючи інформацію на релевантну і пертинентну. Тобто оцінка якості інформаційних продуктів та послуг користувача має суб’єктивний характер. Поняття релевантності існує об’єктивно. Це смислова відповідність між змістом інформаційного запиту та виданої у відповідь на нього інформації. Поняття пертинентність – суб’єктивне. Це оцінена споживачем відповідність змісту інформації його інтересам.
Ще одна особливість інформаційної потреби – це неможливість повного її задоволення, тобто виникає пертинентне відношення до інформації, що сприяє виникненню нових потреб. Таким чином інформація не стільки зменшує невизначеність, скільки збільшує межі непізнаного.
Прийнято виділяти два основні типи інформаційних потреб:
- – поточні, обумовлені властивою людині допитливістю та які полягають в його прагненні бути в курсі всього, що відбувається в світі;
- – конкретні (спеціальні), які полягають в прагненні отримати інформацію, необхідну для вирішення конкретної задачі – дослідницькій, професійній, управлінській і т.п.
Конкретні інформаційні потреби певною мірою залежать від особливостей задач, для вирішення яких необхідна відповідна інформація. Якщо обмежитися сферою науки і техніки, то їх можна розділити на три основних типа:
- – інформаційні потреби вчених-дослідників;
- – інформаційні потреби фахівців (інженерів, лікарів, агрономів і т.п.);
- – інформаційні потреби керівників [7].
Інформаційні потреби можуть бути виражені або у формі усних або письмових інформаційних запитів, або в певній поведінці споживача по відношенню до потенційних джерел інформації (іншим людям, літературі, ЗМІ та ін.). Якщо інформаційна потреба виражається у письмовому вигляді і відчужена від її джерела, виникає проблема точності і повноти виразу інформаційної потреби в інформаційному запиті.
Вирішальною умовою ефективного задоволення інформаційної потреби є ясне усвідомлення і чіткий вираз того, яка інформація дійсно потрібна споживачу для вирішення. Без цього важко розраховувати на отримання відомостей, в яких споживач має потребу.
Можливий механізм виникнення і задоволення інформаційних потреб запропонований дослідниками Ю.М. Арськім, Р.С. Гиляревськім, І.С.Туровим і А.І. Чорним в книзі «Інфосфера. Інформаційні структури, системи і процеси в науці і суспільстві» [7].
Інформаційна потреба виникає у людини при постановці перед ним якоїсь задачі. Людина обдумує цю задачу, внаслідок чого у відповідній зоні його довготривалої пам’яті складається образ задачі або її внутрішня модель. Цей образ і служить еталоном, з яким з цієї миті все порівнюється. Якщо інформація має відношення до еталона, вона вважається релевантною і заноситься в певну зону довготривалої пам’яті або в зовнішню пам’ять (на спеціальну картку, в спеціальний зошит або комп’ютер). Вся інформація, що не відноситься до еталону вважається не релевантною.
Під впливом роздумів уявлення людини про цю задачу може уточнюватися і змінюватися. Психологи називають цей процес зростанням стану обізнаності про задачу [3].
Коли людиною накопичено необхідну кількість релевантної інформації, вона знаходить рішення задачі. Після цього вся пов’язана з рішенням інформація переводиться з даної зони довготривалої пам’яті в зону архівного зберігання.
Поняття “інформаційна потреба” пов’язане з такими поняттями, як “інформаційний інтерес”, “інформаційний запит”.
Інформаційний інтерес, як і інформаційний запит є вираженням інформаційних потреб, активною формою їх існування. Будучи необхідною ланкою в цій тріаді, інформаційний інтерес проявляється на стадії інформаційно-споживчої діяльності. Саме ним обумовлюється внутрішня структура діяльності людини по формуванню інформаційної потреби.
Характерною рисою інформаційного інтересу є специфічне виборче відношення до інформації, що поступає, пошук тих каналів і джерел, які потенційно здатні задовольнити виниклі у людини інформаційні потреби. Ця вибірковість є наслідком виховання,навчання і тієї предметної діяльності, яка породжує інформаційні потреби. При цьому виробничі професійні інтереси далеко не завжди співпадають з особовими професійними.
Це неспівпадання негативно позначається на ефективності професійної діяльності людини. І, навпаки, збіг виробничих і особових інтересів як окремих фахівців,так і колективу в цілому підвищують продуктивність праці у будь-якій сфері діяльності.
Інформаційний запит, що є третім елементом згаданої тріади, іноді називають “знанням про незнання” тієї необхідної інформації, яка в даний момент людині невідома, але потрібна для усунення проблемної ситуації, що виникла в його діяльності. Формулюючи запит, людина виходить лише з уявлень про свою інформаційну потребу. Проте запит не може виникнути без знання про суть необхідної йому інформації. Уявлення про неї “закладене” в інформаційному потенціалі людини, якою він володіє в цей період часу у відповідній предметній області.
Одним із складних питань теорії інформаційних потреб є їх класифікація, тобто розподіл на взаємозв’язані класи (звідси і назва – класифікація) за якими-небудь істотними ознаками.
Відомі різні підходи до класифікації інформаційних потреб, ґрунтовані на виділенні властивих їм ознак. Так, деякі представники науково-інформаційної діяльності вважають, що інформаційні потреби можна підрозділити на суб’єктивні і об’єктивні. Основою для такої класифікації являються форми існування інформаційних потреб. Тут під об’єктивними інформаційними потребами розуміються потреби, існуючі незалежно від людини, зовні і окрім його свідомості. А під суб’єктивними в даному випадку розуміється відображення об’єктивних інформаційних потреб у свідомості людей.
Для того, щоб виміряти міру об’єктивності і суб’єктивності інформаційних потреб, треба точно знати, яка інформація потрібна для вирішення завдання, а потім зіставити уявлення суб’єкта про цю інформацію з самою інформацією. Ті представлення, які відповідають необхідній інформації для вирішення завдання, можна визначити як правильні, об’єктивні, а ті, які не відповідають, – суб’єктивні.
Залишається ще одна основа для класифікації інформаційних потреб по споживачам інформації, у свідомості яких вони і виникають, тобто колективні і індивідуальні. При цьому під колективом в даному випадку слід розуміти певну групу людей, що об’єднується спільністю інформаційних потреб. Група може бути формально організованою або неформальною (постійні або тимчасові громадські і професійні об’єднання). Задоволення колективних потреб повинне сприяти успішному виконанню тих завдань, що стоять перед групою.
Источник