Циклы жизни электронного документа

EœAEP2a—lðÒÖiCÄ!£ª žÇØ …þˆ)u„E[,F(Ô㠙Ñgk±A¨ŒØ ‚¾«ÆDüŠþ’3²Ñè{“m1lŠì9f€N0gl¡Í„”ì¡ÍÙ å:g°´ ¼&bæ„9:“°~H6€ ‘‡c`í—¶˜£³I Æú°UPtØ+¼Ã®9Ña¶`¥,Zø þ¡ˆÑ|6=•z ø
¿†Dò+ú#„b¯°Žˆwh†zØ{ǘ(ôÂÄò½`¯|’&6À›IØ9`¦Œ}q)Eð(öÅe¥ö%Gāžs>–7ÁöVúX‡-iï€0(ð‘£$兀=aÌÑ£ûØE+”pkbxEB‰aPÀ$DÙµ„_É∉PÒûFD¯{63zÔã £ažø‚ñä±4ÈzHD$çHBEH¸•$²Îý`Ül€Ldüš­HJx9Bì|–}»`ƌ@”˜Àry4 ó³‚Ê)Ê;F %šCjGáxìÖ!ÒâHð_]–]÷`À…1¡-¶#ƒÂ¯‚B[4AXU€ ¾½*‚,w?üpö·«ë/ÿú`^˜Nþƒ—^ ëdâ‹Ã/g?þ¾X|º«Â«Ë?®ÿà€´éÞA>¬–^Ë %iK KÙ×COW—ßîé§Å§/wUøùâ
3éõ*:ý,@Û-ÏB¿|yö¿®ß¼¿¾¸–o¤Eî×ڊÖP-¬Õ¯±Ò½ûUlC.}º_e 3ýºÏέTKË©æ‡(°†h¤Dåá¼×b:ÞÏW—ß/®?œýü÷×g狿®ÏÞ~½ø¼xõ‹üòmquý¥_ûO¯Œü]_|º¸¾=¢íze× ò~zÿÛŧ/|ÆÏý -訴E¤4”CÈJ‹Z2JC‘UZԤѡÿý¯ÿüwñQvëíW#j¬¯óö+ú’¯4ú§ ´(¸ÕìÞ]
.9;¿úòõ.Ž8ÿß·Øâóâåˊ¬Þ•ÙÞǯo®.ÿüÅÙWޕyÅxóÞð~É®Y)0)FüÀxE%¡Ïü:“îõܤ÷ú«Ø%aYIX°¤¤˜S%a¹6¡V㸯]7ڑn4÷éFUE7ª>éu£UEƒðgXjÍ Þã𠧍íð _Žh¤O)Œ8’Æú”ÜHŸ*à]«¶ê•kÈۘønî]J!¸·KC’ë›ÍR‹æA)‚‡sh¼§†¤.•®ïò táfæAéB€ó tÅ­6Ëþá›åpšÕäà¾t±Ë½·fμ5ÃàPÖ£;©¶ÔùrVƇƒ(G
} ,v˜€Ãlì0hkÝÒPX뗆ÂÚ°4ÖÒÒPX;Œ.m‡Á±;ŒuØ܌”ZUšGÓÝܖm®Š‰#ç‘8r‰£ª¢”gø¹„ñÕåŸØ10ÿÙ?¿|úþÁ›Ô;á¥LZæâf.[¿(Ó9÷ng‚K.ðƒöºÁ-6Ø`£Æ>|à)oÁÞ«¥ë= Š·XpÇ~…£Óê½¾tËú[Ìù¿Ü°»^5¹^¯*þmÿ~AÝ؁;%õQ(%[%¿3J½´VD,ŽK+碽¾¥SvE=‘ô(&¿B1…¥î5…hŽGDô¸(nÀ—Ó
>õ¾`LKõ5ž!Û.qA]0‘¸`bSð©§÷ß78[­@ægYï˜:+óü˜Fø1o÷EGUÑ nh ¦ue:ý7£¾ì¿’½[í¡ko8¥¥+.]•pj,a¿> [ʤe.eñóG=óm=×ä(_ߑrGS{Ë}ðîv¹÷~¥¶}X3C‰õÁÌà¹)Ýü) YÃ憕—BS^n¢fs)Úm6wø¶ÙܶŽšŽ©!rÔ¼3¼¿›‚¬qz,’ÔÖF
ùD
ùD
ù”op}VÆF·*ðõ#A¶
…zh/ª*
ñ© p‹¬µƒBz–…PÈ3Ba’ãßȇlêÿBùtÞç˜”Éð›Øq}%hšw?4ÂxüÈyÔï`
F¸Cä#‚xü£v}Y
1kËÒé’’–QêÓ2Â2Aa;b)Ý}Z+¹w`¹ƒØ56OB¼v«v ±ó†d-ڑ¶Ê¥}uá6ë•]e¦$Lõ·
J´¤‰]2µÃ“A}¿Y[?2«X%™¦ü2éI#¶EFÉäb¶©òdŸ†ŒÍȒ
3‚dŠ#{mr-ŠXí«½cµwe²ýº‰íž3Õ ðè¾óÙbÿO [jcÇtröˆ€¤µàܪs§ÏÌÞä|óˆTBhW.â¼QXÏ,ˆÇu’†ãsù
Ÿßhiµt7܈th7Â×W{üìÚ?
ÌÝúø0#&9`µ,2tD°ù3å}OC[‚Õ«¨Éì¨ÇDµLZæ©mY¨Ït4[–ò)hÑê·gIú2Äg)iMJÒ³”´&%yFL_’ªœGš
Gš
G^ÆåєNÕ·Xa6iùDqrj6–Îþˆ MäUh¸1ò“AaS.šA!šS@ao硶`¬nƒÚŸ Ùrµ
¥×2Lm—Rm˜)ÎÛ!Y“Éd+1€sÃíÂz“a¸7lG¹Î6ú헵½ÞÖf½ŒÆzõ2ëe4. £´Z:-ý.ƒUe7Dv;º”Fº%Q³nPž“NxœÖ”ß‘
Ù¬UQà’ƒÂ¦TjN1iN1iN1mäÚÖ²©/W­:¶íÊûdP¨,WUQp3Ba¿³²È¬+AõI=DR‘âͯiñàJ0UÞ·“`º–12¾I§é’²ÉG„²2|ÌçjÙÐYÓɖ›bÛ¬—ëXœ¯NGVg#«³‘’w6l}åf„ô¦¤]S÷ Ù¹¡4ÉY`$¢ì|[`ÑÁ:|N¤bu¯¬mqÝÙñ¹8¹´¼†Ën¸Mæ:.  }sî½OsK#èê Õ5)ëÅËÖ`V°[÷!›¥d´$-õ‰SÛPŠÕÙÀÎdžnè¶>×3›’Ò6ùd»R»ìVj—Û2ª|J2¶{²Å-ÂÕ$iF¬9¥x $)>ÔC•‡€v¾}‹ôÕ]³^a½Âz!„Ë…)-aªÍš€1‹ä…m*¶Þ
 !GFņÔæáÒÔpÃeš8m…S>”ò“†R[VÉÕóR‰Âq‚ÚŠ·*Xv¦Ê²îIrOmÊË0Þg¿rX5yV✇ mÕ!Ь4WÔʃÖôÖô&5ËåbÄf8®ÎYó6¬³£‰Gëè>ӖàAc‘¾hҜ$jýLéli4yFø4å~®Û°¤¶+©íJz¤L7ƒª|hfCuDm£ˆ6,W–f„Âc=
ëèççhŸÜCä2Zn
Eg›GqÏ,Â]‰úÕ¼G¤­oÄÑñÓD$ŽIumW, Óð¼–AKšÚvùúèšã¢»wv[ËÂçã©Á³”š­PKøj”ìéÏÀ1¨¿‰}?jþ´”KñvÄ°!Výy9¿ŒŠµvv&{:âöÀ$øH®YÙ#jžFÂu÷£&€ïoµTwÄú©Ýê™..A5ˆhÃ6íŒP˜”ß²KÈîˆ`2g÷q÷춹­¹ºþ™k¼ý ;´.˺^­šW«æõíõí’?dWO?ãrå·ñkc‡qbœ®A[½öì´ôZ-iâÌ¢Èù„pbËE¶ó)ø91̟§îçD:”XÇN68¤7³~,)?8[G-“–yj+™êŸBb£gÁ†c,ÉͅJé};H_;øøS’ý!iYdÂӄ¤e)¡g[RÃ;`=3ÿ¥z

¯h+DRÆQ§A”JáTAJJüÉ$µç’L`r–GøÀ&4#Zõ9Îc5úï²’ÏräCÞ¤’–½ƒ6ÏjscË(Š˜ÍÉRæiyóŒ{Å╟9ò‘©eÌ
çÅMøWÒíI;#-´`€æO¬ž#’7″s|Ã*V ÅÁæAÒ·±˜E—ç”ä8ǬBbœÇYÀôèÔ’ËZ#¶BkC,Uî:%Ëb¨!‘*d§_6BÁ[KÛ)r-V#½ŒÕ@„€à/Xx>«ADÆh NNg%P¥xÀ£‰‘9‡A¤Ú±®Kb–ƒ&×ÁÈÀ¢/´!¬ðÂwàßMd:yì”
…a Ä,”ʱà)+פm:Ê·GÂde ùôŠñB©™Kn`½Í0l3Ây÷,p‘&‚R7x‡Ü˜ƒhš!¢+É|&uBˆÆ3Ԍ|’O“c
!¥ÖÅRØE9–†*RòÈQ–m±¢‹/‘ÀS!ïÁŒY•¬•™?̬ñY!˺-™q[æQnKjà]ÖÂCªp¡×“„ÛÇà§L@χÎgҚ$Uj ¦ëçÁ8®ZWöScçÌJçpëøl÷ºŠq«kcj“]hŸg²,Mö9Ո¶§½…atæ²½ÙâÒÊ8ºÅ”²‹¦õ®ŒÔh.ĺ½ÑÎ0ëÉBRK—LÄv=­‰”À!eȤó3úº9ö ÂÆҖRV+vu*–7Í)6š’b1ηÏ>‹qI»ä1“’ùli ¸Î272ýÙkÛ3À§0›ß”hb¤ÿ‚푸RN3B¦Y¡¦Ï³Ä„–6Ï£háê:#k®c^”øÉ¢åL$Ó¤sð6
d®Æúæo¤ÙBûg³q¬Ë]gÓ:Ù8›V³qÏéD”]”¢ÜJ®W;§þTµ®©òÇéÇ¡U^³“âu-ºâ?KÉCåbp•jÑ9Á&æ=—ĸ+C$¿KÝÍߛé|¡eö ²îµ?ä=MRªÌ4aÎ8ºÌrÂëròžÖÜVØO‡2bdw>£è‰á…€>ªhÒr7KŒyËIÞv™‰iPTïñ¬ªÐû[—PèӛÏÝî-ËÎdMЄð…EÂç´,#|5U}‘õe¬!‹>Úó7óÅ*æí2D#8″z.GšÌ¤+«RmÒ+ǁp#KFD3ü–¾2ê!ƒŒƒø}ânxQN¯¹ð1¸Îl k˜›É¬0©~”%(0@—”sûÄчœÍ`ÝY,ûŸñ’”É~.„llÕDþª4®r×.š¥T¸÷’§ÛÇû;Ý/_[7³™vg–¯ŒrF¯˜…~êh-è§B2
~`&Ácô£ˆŽuD›
‰™lGGvsÓé?øºìÔêÄ?’Ä·N§.©òcȸN‹-.ڕüþò-Mìuëë¿wAׇVÿ~BcµºÎÎÔaº– ²¦‚œ™ÍŸJ»¼ñk4ùÞ¬¶Òvvµ}~}°qô½×i}ÖùŒÉôv!óvq•Ø˜ÌºíÃ1!°gêÈؼM(“)ޔ«jB0eJ›(“è¤ý¤»óƂ˜WåB^áñ9åW£XtÈz‹ ËԔ0‡-…QÕ5w_Û^)÷ƒ›‰ºz¿°@((÷l¸.WË9`6áº# ÷(Wb>㙼ÖÕPM6‚«Éèg)‘Æ¥)ÿl>ŸÉºX˜)­¯E|Ý:fÓC¨˜£pR=Ċ¼Î1#Aä2€ñ釠þš!딽óaí²w>ÈZ18>qöîɕ°Éþ…v$†§Bª->Ôã

Ðàçìåùåíî íà https://www.allbest.ru/

Æèçíåííûé öèêë äîêóìåíòà

Æèçíåííûéöèêëäîêóìåíòà -òèï ïîâåäåíèÿ äîêóìåíòà îò ìîìåíòà ôîðìèðîâàíèÿ äî ìîìåíòà ïåðåäà÷è â àðõèâ (íà õðàíåíèå) èëè óíè÷òîæåíèÿ.

Ëþáîé äîêóìåíò âíå çàâèñèìîñòè îò åãî ñòðóêòóðû èëè ñîäåðæàíèÿ ïðîõîäèò ðÿä ñòàäèé, êîòîðûå â öåëîì íàçûâàþòñÿ æèçíåííûì öèêëîì äîêóìåíòà. Âñå äîêóìåíòû ïðîõîäÿò ÷åðåç ïÿòü îñíîâíûõ ýòàïîâ æèçíåííîãî öèêëà (íåêîòîðûå ýòàïû ìîãóò ïîâòîðÿòüñÿ, à íåêîòîðûå èìåþò ìåñòî òîëüêî îäèí ðàç):

-äîêóìåíòû ñîçäàþòñÿ;

-ðåöåíçèðóþòñÿ è èñïðàâëÿþòñÿ;

-ôîðìàëüíî èëè íåôîðìàëüíî óòâåðæäàþòñÿ;

-ðàñïðîñòðàíÿþòñÿ èëè ïóáëèêóþòñÿ äëÿ áîëåå øèðîêîé àóäèòîðèè;

-âûïîëíÿþò ñâîþ îñíîâíóþ ôóíêöèþ è ïîïàäàþò â àðõèâ;

-ïðè íåîáõîäèìîñòè èçâëåêàþòñÿ èç àðõèâà, à çàòåì ñíîâà àðõèâèðóþòñÿ.

Äåëîïðîèçâîäñòâî îïèñûâàåò òîëüêî ÷àñòü ýòàïîâ æèçíåííîãî öèêëà äîêóìåíòà: òó, â ðàìêàõ êîòîðîé ñ íèì ðàáîòàåò äåëîïðîèçâîäèòåëü. Âûäåëÿþò ñëåäóþùèå ýòàïû òåõíîëîãè÷åñêîé öåïî÷êè îáðàáîòêè äîêóìåíòîâ:

-ïðèåì è ïåðâè÷íàÿ îáðàáîòêà;

-ïðåäâàðèòåëüíîå ðàññìîòðåíèå è ðàñïðåäåëåíèå;

-ðåãèñòðàöèÿ äîêóìåíòîâ;

-íàïðàâëåíèå íà èñïîëíåíèå è èñïîëíåíèå äîêóìåíòîâ;

-îôîðìëåíèå è óäîñòîâåðåíèå äîêóìåíòîâ;

îòïðàâêà.

Îòäåëüíî êàê çàäà÷è äåëîïðîèçâîäñòâà ðàññìàòðèâàþòñÿ âîïðîñû êîíòðîëÿ èñïîëíåíèÿ è õðàíåíèÿ äîêóìåíòîâ.

Äîêóìåíò,äîêóìåíòèðîâàííàÿèíôîðìàöèÿ – ìàòåðèàëüíûé íîñèòåëü ñ çàôèêñèðîâàííîé íà íåì êàêèì-ëèáî ñïîñîáîì èíôîðìàöèåé, ïðåäñòàâëÿþùåé ñîáîé òåêñò, çâóêîçàïèñü, èçîáðàæåíèå è (èëè) èõ ñî÷åòàíèå, è ïðåäíàçíà÷åííûé äëÿ ïåðåäà÷è èíôîðìàöèè âî âðåìåíè è â ïðîñòðàíñòâå.

Äîêóìåíò, êàê ïðàâèëî, èìååò ðåêâèçèòû, ïîçâîëÿþùèå åãî èäåíòèôèöèðîâàòü. Ïî ñïîñîáó ïðåäñòàâëåíèÿ äîêóìåíòû äåëÿòñÿ íà ýëåêòðîííûå äîêóìåíòû è äîêóìåíòû íà áóìàæíûõ íîñèòåëåé.

Äîêóìåíòûáûâàþò:

1.Ýëåêòðîííûé äîêóìåíò

2.Âõîäÿùèé äîêóìåíò

3.Èñõîäÿùèé äîêóìåíò

4.Âíóòðåííèé äîêóìåíò

1.Ýëåêòðîííûéäîêóìåíò.

Ýëåêòðîííûéäîêóìåíò — ëþáàÿ òåêñòîâàÿ, çâóêîâàÿ, ãðàôè÷åñêàÿ è äðóãàÿ íåñòðóêòóðèðîâàííàÿ èíôîðìàöèÿ, ñîçäàííàÿ ñ ïîìîùüþ ñðåäñòâ êîìïüþòåðíîé îáðàáîòêè èíôîðìàöèè è ñîõðàí¸ííàÿ íà ìàøèííîì íîñèòåëå. Ýëåêòðîííûé äîêóìåíò â ñèñòåìå ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà ñîñòîèò èç òåêñòà (ñîäåðæèìîãî ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòà) è êàðòî÷êè — ôîðìû, ñîäåðæàùåé íàáîð àòðèáóòîâ, îïèñûâàþùèõ äîêóìåíò (íàèìåíîâàíèå äîêóìåíòà, àâòîð, äàòà ñîçäàíèÿ, êîððåñïîíäåíò è ò.ä.)

Ýëåêòðîííûéäîêóìåíò ñîäåðæèò èíôîðìàöèþ, êîòîðàÿ ìîæåò áûòü èñïîëüçîâàíà, íàïðèìåð, äëÿ ïîèñêà äîêóìåíòà èëè îòíåñåíèÿ åãî ê òîé èëè èíîé ãðóïïå. Ýòî ìîæåò áûòü òåêñò èëè ýëåêòðîííàÿ ôîðìà Microsoft Word, òàáëèöà Excel èëè ñîîáùåíèå â ôîðìàòå ýëåêòðîííîé ïî÷òû Internet è ò.ä.. Ôàéëû äîêóìåíòîâ ìîãóò íå ñîäåðæàòü âíóòðè ñåáÿ ñòðóêòóðíûõ ýëåìåíòîâ (îáû÷íûå òåêñòîâûå äîêóìåíòû) èëè, íàîáîðîò, áûòü ñòðóêòóðèðîâàííûìè. Ïîñëåäíèå âíóòðè ñåáÿ ñîäåðæàò ýëåìåíòû ñòðóêòóðû, ïîçâîëÿþùèå âíåøíèì ïðèëîæåíèÿì ïîëó÷àòü èíôîðìàöèþ îá îòäåëüíûõ ýëåìåíòàõ èíôîðìàöèè (ôîðìû Word, ýëåêòðîííûå òàáëèöû, äîêóìåíòû â ôîðìàòå XML).

Ïî ñðàâíåíèþ ñî ñâîèì áóìàæíûì àíàëîãîì, ýëåêòðîííûéäîêóìåíò îáëàäàåò ðÿäîì áåññïîðíûõ ïðåèìóùåñòâ, òàêèõ êàê äîëãîâå÷íîñòü, ïðîñòîòà ðåäàêòèðîâàíèÿ è ïðî÷åé ðàáîòû ñ íèì, à òàêæå âîçìîæíîñòü ïîèñêà ïî êëþ÷åâûì ñëîâàì è óäîáñòâî â èñïîëüçîâàíèè â àâòîìàòèçèðîâàííûõ ñèñòåìàõ óïðàâëåíèÿ ïðåäïðèÿòèåì.

 íàñòîÿùåå âðåìÿ ñóùåñòâóþò ðàçëè÷íûå ôîðìàòû ýëåêòðîííûõäîêóìåíòîâ, íàèáîëåå ðàñïðîñòðàíåííûì èç êîòîðûõ ÿâëÿåòñÿ ïëàòôîðìíîíåçàâèñèìûé ODF ñòàíäàðòà ÈÑÎ 26300.

Îñîáûé òèï äîêóìåíòîâ ïðåäñòàâëÿþò ñîáîé çàïèñè áàç äàííûõ ñïåöèàëèçèðîâàííûõ ñèñòåì àâòîìàòèçàöèè ãðóïïîâîé ðàáîòû, òàêèõ êàê ýëåêòðîííûå ôîðìû Microsoft Exchange èëè äîêóìåíòû 1Ñ. Ïîäîáíûé äîêóìåíò, â îòëè÷èå îò îáû÷íîãî ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòà, íå ïðåäñòàâëåí â âèäå îòäåëüíîãî ôàéëà, à ÿâëÿåòñÿ öåëîñòíîé åäèíèöåé èíôîðìàöèè, êîòîðàÿ èìååò óíèêàëüíûé èäåíòèôèêàòîð, ñðåäñòâî îòîáðàæåíèÿ è ìîäèôèêàöèè. Ê ýòîé ãðóïïå äîêóìåíòîâ ìîæíî îòíåñòè îò÷åòû, ïîðîæäàåìûå â ðåçóëüòàòå ðàáîòû ïðèêëàäíûõ ÈÑ. Òàêèå äîêóìåíòû äèíàìè÷åñêè ôîðìèðóþòñÿ èç çàïèñåé ðàçëè÷íûõ áàç äàííûõ. Ïîñëå ïðîñìîòðà èëè âûâîäà íà ïå÷àòü ïîäîáíûé äîêóìåíò ïðåêðàùàåò ñâîå ñóùåñòâîâàíèå â èíôîðìàöèîííîé ñèñòåìå â êà÷åñòâå åäèíîãî îáúåêòà — îí «æèâåò» òîëüêî â ðàìêàõ îïðåäåëåííîãî ïðèëîæåíèÿ, ïîýòîìó, íàïðèìåð, äëÿ ïåðåäà÷è â äðóãîå ïîäðàçäåëåíèå åãî ñëåäóåò ïðåîáðàçîâàòü â äîêóìåíò èíîãî òèïà.

2.Âõîäÿùèéäîêóìåíò.

Âõîäÿùèéäîêóìåíò,ïîñòóïèâøèéäîêóìåíò– îôèöèàëüíûé äîêóìåíò, ïîñòóïèâøèé â îðãàíèçàöèþ.

Áîëüøèíñòâî âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ äîëæíû ïîðîæäàòü ñîîòâåòñòâóþùèå èñõîäÿùèå â ñðîêè, óñòàíîâëåííûå íîðìàòèâíûìè àêòàìè, ëèáî óêàçàííûå íåïîñðåäñòâåííî âî âõîäÿùåì äîêóìåíòå.

3.Èñõîäÿùèéäîêóìåíò.

Èñõîäÿùèéäîêóìåíò,îòïðàâëÿåìûéäîêóìåíò – îôèöèàëüíûé äîêóìåíò, îòïðàâëÿåìûé èç îðãàíèçàöèè.

Èñõîäÿùèå äîêóìåíòû ÷àùå âñåãî ÿâëÿþòñÿ îòâåòîì îðãàíèçàöèè íà âõîäÿùèå äîêóìåíòû, ëèáî ãîòîâÿòñÿ íà îñíîâå âíóòðåííèõ äîêóìåíòîâ îðãàíèçàöèè. Íåêîòîðûå èñõîäÿùèå äîêóìåíòû ìîãóò òðåáîâàòü ïîñòóïëåíèÿ âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ (íàïðèìåð, çàïðîñû â äðóãèå îðãàíèçàöèè).

Âõîäÿùèéäîêóìåíò,ïîñòóïèâøèéäîêóìåíò– îôèöèàëüíûé äîêóìåíò, ïîñòóïèâøèé â îðãàíèçàöèþ.

Áîëüøèíñòâî âõîäÿùèõ äîêóìåíòîâ äîëæíû ïîðîæäàòü ñîîòâåòñòâóþùèå èñõîäÿùèå â ñðîêè, óñòàíîâëåííûå íîðìàòèâíûìè àêòàìè, ëèáî óêàçàííûå íåïîñðåäñòâåííî âî âõîäÿùåì äîêóìåíòå.

4.Âíóòðåííèéäîêóìåíò.

Âíóòðåííèéäîêóìåíò – îôèöèàëüíûé äîêóìåíò, íå âûõîäÿùèé çà ïðåäåëû îðãàíèçàöèè, â êîòîðîé îí áûë ïîäãîòîâëåí.

Âíóòðåííèå äîêóìåíòû èñïîëüçóþòñÿ äëÿ îðãàíèçàöèè ðàáîòû ó÷ðåæäåíèÿ (îðãàíèçàöèè), òàê êàê îíè îáåñïå÷èâàþò öåëåíàïðàâëåííîå ðåøåíèå óïðàâëåí÷åñêèõ çàäà÷ â ïðåäåëàõ îäíîé îðãàíèçàöèè. Ê âíóòðåííèì äîêóìåíòàì îòíîñÿòñÿ îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâûå, îðãàíèçàöèîííî-ðàñïîðÿäèòåëüíûå äîêóìåíòû. Òàêæå ê äîêóìåíòàì âíóòðåííåãî äîêóìåíòîîáîðîòà îòíîñÿòñÿ ïðîòîêîëû è àêòû, ïëàíîâûå è îò÷åòíûå äîêóìåíòû, äîêóìåíòû ïî ó÷åòó ìàòåðèàëüíûõ è äåíåæíûõ ñðåäñòâ, âíóòðåííÿÿ ñëóæåáíàÿ ïåðåïèñêà (äîêëàäíûå, îáúÿñíèòåëüíàÿ çàïèñêà) è ò.ä.

Äîêóìåíòîîáîðîò

Äîêóìåíòîîáîðîò(ýëåêòðîííûéäîêóìåíòîîáîðîò) – ñèñòåìà ñîçäàíèÿ, èíòåðïðåòàöèè, ïåðåäà÷è, ïðèåìà è àðõèâèðîâàíèÿ äîêóìåíòîâ â îðãàíèçàöèè ñ ìîìåíòà èõ ñîçäàíèÿ èëè ïîëó÷åíèÿ äî çàâåðøåíèÿ èñïîëíåíèÿò èëè îòïðàâëåíèÿ. Ñèñòåìà ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà òàêæå êîíòðîëèðóåò âûïîëíåíèå ðàáîò ñ äîêóìåíòàìè è îáåñïå÷èâàåò çàùèòó îò íåñàíêöèîíèðîâàííîãî äîñòóïà.

Äîêóìåíòîîáîðîò – ýòî îäèí èç èíñòðóìåíòîâ óïðàâëåíèÿ ïðåäïðèÿòèåì, ñëóæàùèé äëÿ îáìåíà ýëåêòðîííîé èíôîðìàöèåé êàê âíóòðè ïðåäïðèÿòèÿ (ìåæäó ñîòðóäíèêàìè ïðåäïðèÿòèÿ), òàê è ñ âíåøíèìè êîíòðàãåíòàìè.

Ñóùåñòâóåò òàêæå òàêîå ïîíÿòèå, êàê “äåëîïðîèçâîäñòâî”, êîòîðîå ÷àñòî èñïîëüçóþò êàê ñèíîíèì òåðìèíà “äîêóìåíòîîáîðîò”, îäíàêî èõ ñëåäóåò ðàçäåëÿòü. Äåëîïðîèçâîäñòâî — ýòî êîìïëåêñ ìåðîïðèÿòèé â îðãàíèçàöèè ïî äîêóìåíòàöèîííîìó îáåñïå÷åíèþ óïðàâëåíèÿ. Òåðìèíîì “äîêóìåíòîîáîðîò” æå, â ñâîþ î÷åðåäü, îïèñûâàåòñÿ äâèæåíèå äîêóìåíòîâ â ðàìêàõ äîêóìåíòàöèîííîãî îáåñïå÷åíèÿ óïðàâëåíèÿ.

Äîêóìåíòîîáîðîò â îðãàíèçàöèè ìîæåò áûòü êàê öåíòðàëèçîâàííûì, òàê è ïðåäñòàâëåííûì íà óðîâíå êîíêðåòíûõ ïîäðàçäåëåíèé. Â öåíòðàëèçîâàííîì äîêóìåíòîîáîðîòå ðàññìàòðèâàþò òðè îñíîâíûõ òèïà äîêóìåíòîâ: âõîäÿùèå (îò âíåøíèõ êîíòðàãåíòîâ), èñõîäÿùèå (èç ïîäðàçäåëåíèé) è âíóòðåííèå (äëÿ ðàññûëêè âíóòðè îðãàíèçàöèè).

Âûäåëÿþò ðÿä îñíîâíûõ ýòàïîâ äîêóìåíòîîáîðîòà:

Ñîñòàâëåíèå äîêóìåíòà (ïðè ñîâåðøåíèè õîçÿéñòâåííîé îïåðàöèè)

Ïåðåäà÷à â áóõãàëòåðèþ

Ïðîâåðêà ïðèíÿòûõ äîêóìåíòîâ áóõãàëòåðîì

Òàêñèðîâêà, ãðóïïèðîâêà è êîíòèðîâêà äîêóìåíòà â áóõãàëòåðèè

Ñäà÷à íà õðàíåíèå â àðõèâ (ïîñëåäíÿÿ ñòàäèÿ æèçíåííîãî öèêëà äîêóìåíòà â ðàìêàõ äîêóìåíòîîáîðîòà)

Îñíîâíîé êîììóíèêàòèâíîé ïðîáëåìîé ïðåäïðèÿòèÿ ñðåäíåãî óðîâíÿ ÿâëÿåòñÿ ïðîáëåìà, ñâÿçàííàÿ ñ äîêóìåíòîîáîðîòîì. Äîêóìåíòîîáîðîò ìîæåò áûòü íåêà÷åñòâåííûì, íåäîñòîâåðíûì, íåôîðìàëèçîâàííûì è ò.ä. Ýòè ïðîáëåìû ÿâëÿþòñÿ èñòî÷íèêîì ïîòåðè èíôîðìàöèè, íåïðîèçâîäèòåëüíûõ çàòðàò ðåñóðñîâ ïðåäïðèÿòèÿ, êîòîðûå âûðàæàþòñÿ â êîíå÷íîì ñ÷åòå â ôèíàíñîâûõ ïîòåðÿõ. Ñðåäñòâîì ðåãóëÿöèè (íîðìàëèçàöèè) âçàèìîäåéñòâèÿ íà òàêîì ïðåäïðèÿòèè ÿâëÿåòñÿ îïòèìèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà è åãî ïîñëåäóþùàÿ àâòîìàòèçàöèÿ, ò.å. ñîçäàíèå ñèñòåìû ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà (èëè ÑÝÄ). Ïðè ýòîì ÷àñòî àâòîìàòèçàöèÿ äîêóìåíòîîáîðîòà ïðîèñõîäèò ïàðàëëåëüíî ñ ïîñòàíîâêîé è àâòîìàòèçàöèåé ó÷åòà íà ïðåäïðèÿòèè. äîêóìåíò õðàíåíèå ðåêâèçèò äîêóìåíòîîáîðîò

Ñèñòåìû àâòîìàòèçàöèè äîêóìåíòîîáîðîòà âîøëè â øèðîêèé îáèõîä çà ðóáåæîì ðàíüøå, ÷åì ó íàñ, ñîîòâåòñòâåííî, ñëîæèëàñü è ñâîÿ òåðìèíîëîãèÿ, îïèñûâàþùàÿ ðàçëè÷íûå îáëàñòè ýëåêòðîííîãî äîêóìåíòîîáîðîòà.

Ðàçìåùåíî íà Allbest.ru